Art. 28 RODO · między klientem jako administratorem a POSolid jako podmiotem przetwarzającym
Wersja 2026-08-27 · Niniejsza umowa jest publikowana w języku angielskim i polskim. Wersja niemiecka jest tłumaczeniem pomocniczym; pozostałe języki serwisu wyświetlają tekst angielski.
Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych stanowi część Regulaminu i ma zastosowanie zawsze, gdy POSolid przetwarza dane osobowe w imieniu klienta. Akceptacja Regulaminu przy zakładaniu organizacji oznacza akceptację niniejszej umowy. W kwestiach ochrony danych, w razie sprzeczności z Regulaminem, pierwszeństwo ma niniejsza umowa.
Klient — organizacja posiadająca konto POSolid — jest administratorem danych osobowych, które on i jego personel wprowadzają do usługi. POSolid jest podmiotem przetwarzającym te dane. W odniesieniu do naszych własnych danych konta, rozliczeń i zgłoszeń wsparcia administratorem jesteśmy my, a przetwarzanie to reguluje nasza Polityka prywatności.
Dane osobowe klienta przetwarzamy wyłącznie w celu prowadzenia platformy POSolid — przyjmowania i przechowywania zamówień, drukowania paragonów, obsługi ekranu kuchennego, rezerwacji, magazynu, grafików pracy, naliczania wynagrodzeń, raportowania i związanego z tym wsparcia — przez czas obowiązywania abonamentu klienta oraz przez dalszy okres wskazany w punkcie 11.
Osoby, których dane dotyczą: personel klienta, goście klienta w zakresie, w jakim klient ich rejestruje, oraz kontakty biznesowe klienta. Dane osobowe: imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe, dane logowania i kody PIN, role i uprawnienia, czas pracy, nieobecności i stawki wynagrodzenia, szczegóły rezerwacji i zamówień oraz dane techniczne, takie jak identyfikatory urządzeń i sesji. POSolid nie przetwarza numerów kart płatniczych; dane kart obsługuje dostawca płatności. Usługa nie wymaga danych szczególnych kategorii.
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, w tym w zakresie przekazywania danych, chyba że obowiązek wynika z prawa Unii lub państwa członkowskiego — wówczas informujemy o tym klienta przed przetwarzaniem, o ile prawo tego nie zakazuje. Konfiguracja i korzystanie z usługi przez klienta stanowi takie polecenie. Jeżeli uznamy, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, poinformujemy o tym.
Każda osoba upoważniona przez nas do przetwarzania danych osobowych klienta jest zobowiązana do zachowania poufności także po zakończeniu współpracy i otrzymuje dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do swoich zadań.
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO: szyfrowanie ruchu w transmisji, kontrolę dostępu opartą na rolach i uprawnieniach, oddzielenie danych każdej organizacji z opcjonalną dedykowaną bazą danych, ograniczony dostęp wewnętrzny na zasadzie wiedzy koniecznej, regularne kopie zapasowe oraz rejestrowanie działań administracyjnych. Środki te weryfikujemy wraz z rozwojem usługi.
Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie przez nas z podprocesorów. Są to dostawca hostingu, dostawca usługi wysyłki poczty e-mail, dostawca płatności oraz — na potrzeby opcjonalnych narzędzi AI do menu — dostawca tłumaczeń i dostawca rozpoznawania obrazu; aktualną listę, z nazwą każdego podprocesora i zakresem jego działania, udostępniamy na żądanie pod adresem contact@posolid.com. O dodaniu lub zmianie podprocesora poinformujemy e-mailem z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, a klient może zgłosić uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych; jeżeli sprzeciwu nie da się rozwiązać, klient może wypowiedzieć abonament i otrzymać proporcjonalny zwrot za niewykorzystany okres. Każdy podprocesor jest związany obowiązkami równoważnymi z niniejszą umową, a my pozostajemy odpowiedzialni za jego działania.
Dane aplikacji przechowywane są na serwerach w Unii Europejskiej. Jeżeli podprocesor przetwarza dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie następuje na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub decyzji o odpowiednim stopniu ochrony, wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi.
Usługa daje klientowi narzędzia do bezpośredniego dostępu, poprawiania, eksportu i usuwania danych osobowych. Ponadto wspieramy klienta w obsłudze żądań osób, których dane dotyczą, w ocenach skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacjach oraz w obowiązkach z art. 32–36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne nam informacje.
O naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym danych, które przetwarzamy dla klienta, informujemy go bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia, przekazując dostępne informacje i uzupełniając je w miarę ustaleń, oraz podejmujemy rozsądne działania w celu ograniczenia i usunięcia skutków naruszenia.
Dopóki konto jest otwarte, klient może w każdej chwili wyeksportować swoje dane biznesowe z panelu ustawień. Po zakończeniu abonamentu lub wygaśnięciu okresu próbnego bez płatności przechowujemy dane jeszcze przez 30 dni, aby eksport nadal był możliwy, a następnie je usuwamy; klient może poprosić o wcześniejsze usunięcie. Usunięcie organizacji kasuje jej dane we wszystkich usługach platformy. Kopie zapasowe są kasowane w miarę nadpisywania w rotacji. Dane możemy zachować, jeżeli wymaga tego prawo Unii lub państwa członkowskiego — wyłącznie przez okres wymagany tym prawem.
Na żądanie udostępniamy informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO. Klient może przeprowadzić audyt samodzielnie lub przez niezależnego audytora zobowiązanego do poufności, raz na dwanaście miesięcy, po pisemnym powiadomieniu z 30-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy, bez zakłócania działania usługi i na koszt klienta — a dodatkowo po naruszeniu ochrony danych dotyczącym jego danych.
Niniejsza umowa obowiązuje tak długo, jak długo przetwarzamy dane osobowe dla klienta. Jest publikowana w językach polskim i angielskim; w razie rozbieżności dla klientów zawierających umowę pod prawem polskim rozstrzyga wersja polska, a dla pozostałych — wersja angielska. Pytania i wnioski dotyczące niniejszej umowy: contact@posolid.com.