Personel i role

Do czego służy

Personel i role to miejsce, w którym zarządzasz osobami pracującymi w Twoim lokalu i decydujesz, co każda z nich może robić. Znajdziesz tu dwa powiązane ekrany: Użytkownicy, gdzie dodajesz, edytujesz i usuwasz konta pracowników, oraz Role, gdzie definiujesz nazwane profile stanowiskowe (np. Menedżer, Kelner, Kasjer) i ustalasz dokładnie, jakie czynności może wykonywać każdy z nich.

Pierwsze kroki

1. Otwórz najpierw Personel → Role i sprawdź role już skonfigurowane dla Twojego lokalu albo utwórz nowe, dopasowane do struktury Twojego zespołu (np. „Kierownik zmiany”, „Barista”, „Kierowca dostawczy”).
2. Podczas tworzenia roli nadaj jej nazwę i włącz uprawnienia, które ma posiadać — na przykład przyjmowanie zamówień, obsługę zwrotów, przeglądanie raportów, zarządzanie menu czy zarządzanie magazynem. Uprawnienia są pogrupowane tematycznie (Zamówienia, Ekran kuchenny, Raporty, Magazyn itd.), więc widzisz tylko te związane z częściami systemu, z których korzystasz. Każda grupa jest domyślnie zwinięta i pokazuje mały licznik, ile z jej uprawnień jest już włączonych — dotknij nagłówka, aby ją rozwinąć i zobaczyć lub zmienić poszczególne przełączniki.
3. Otwórz Personel → Użytkownicy i kliknij Dodaj użytkownika, aby wprowadzić nowego pracownika. Podaj imię, nazwisko, adres e-mail i wybierz rolę, którą ma pełnić.
4. Nowe konto zostaje utworzone, ale na start jest nieaktywne. Otwórz je ponownie z listy, użyj opcji Edytuj i zmień status na Aktywny, aby osoba mogła się zalogować.
5. Aby później zmienić uprawnienia danej osoby, otwórz jej wpis i wybierz inną rolę — uprawnienia zaktualizują się natychmiast.
6. Jeśli ktoś przestaje pracować w Twoim lokalu, otwórz jego wpis i wybierz Usuń, aby usunąć konto.
7. Każdy pracownik może samodzielnie ustawić swój 4-cyfrowy PIN na własnej stronie profilu, dzięki czemu może szybko odblokować ekran lub zalogować się na współdzielonej kasie bez wpisywania za każdym razem pełnego hasła.

Warto wiedzieć

• Możesz zarządzać wyłącznie osobami, których rola ma mniejsze uprawnienia niż Twoja — nie możesz edytować, obniżać ani usuwać kogoś na Twoim poziomie lub wyższym, ani nadać nowej roli więcej uprawnień, niż masz sam.
• Nie możesz z tego ekranu usunąć ani obniżyć własnego konta — kliknięcie Edytuj przy sobie przenosi Cię zamiast tego na stronę profilu.
• Niektórych wbudowanych ról nie da się zmienić nazwy ani usunąć — ich przyciski edycji i usuwania są nieaktywne.
• Listę personelu widzą wyłącznie osoby z uprawnieniem do jej przeglądania; dodawać, edytować, zatwierdzać lub usuwać konta mogą wyłącznie osoby z uprawnieniem do zarządzania personelem. Osoba z dostępem tylko do przeglądania widzi listę, ale bez przycisków akcji.
• Ekran Ról mogą w ogóle otworzyć tylko osoby z uprawnieniem do zarządzania rolami i uprawnieniami — wszyscy pozostali są z niego przekierowywani.
• Grupa uprawnień (na przykład wszystko związane z Rabatami, Ekranem kuchennym czy Magazynem) pojawia się w edytorze ról tylko wtedy, gdy dana część systemu jest włączona dla Twojego lokalu i objęta Twoją subskrypcją.
• Gdy ktoś zarejestruje się samodzielnie przez publiczną stronę rejestracji Twojego lokalu, jego konto pojawia się na liście personelu i czeka na zatwierdzenie. Zatwierdzenie wymaga wybrania dla niego roli, a system wysyła mu e-mailem link do dokończenia ustawiania własnej nazwy użytkownika i hasła.
• PIN to coś innego niż hasło — służy wyłącznie do szybkiego logowania na współdzielonym urządzeniu i nie zastępuje głównego logowania danej osoby.
• Nazwa użytkownika może zawierać wyłącznie litery łacińskie, cyfry i znaki . _ % + - — bez spacji i innych symboli. Dotyczy to zarówno rejestracji, jak i późniejszej zmiany własnej nazwy użytkownika na stronie profilu — wszystko inne jest usuwane automatycznie podczas pisania. Nazwa użytkownika musi być unikalna tylko w obrębie Twojego lokalu, więc osoba w innym lokalu może używać tej samej.

Najczęstsze pytania

P: Dodałem/am nowego pracownika, ale nie może się jeszcze zalogować — czego brakuje?
O: Nowe konta na start są nieaktywne. Otwórz wpis tej osoby na liście personelu, kliknij Edytuj i ustaw status na Aktywny. Po aktywacji osoba może użyć linku „Nie pamiętam hasła” na ekranie logowania, aby ustawić własne hasło i się zalogować.

P: Czy mogę pozwolić komuś zobaczyć listę personelu, nie dając mu możliwości dodawania lub usuwania osób?
O: Tak. Istnieją osobne uprawnienia do przeglądania listy i do zarządzania nią, więc możesz dać komuś dostęp tylko do odczytu bez możliwości wprowadzania zmian.

P: Co się stanie, jeśli zmienię komuś rolę?
O: Od razu otrzymuje uprawnienia nowej roli — zmiana działa natychmiast, bez konieczności wylogowania i ponownego logowania.

P: Czy mogę utworzyć dowolną liczbę ról?
O: Tak, możesz utworzyć tyle własnych ról, ile potrzebuje Twój lokal, każdą z własną nazwą i własnym zestawem uprawnień.

P: Dlaczego nie mogę edytować ani usunąć jednej z ról widocznych na liście?
O: Kilka ról jest wbudowanych w system i chronionych przed zmianami, dzięki czemu Twój lokal zawsze ma dostępną co najmniej jedną w pełni zaufaną rolę.

P: Pracownik chce zmienić swój PIN — gdzie to zrobi?
O: Robi to samodzielnie, na własnej stronie profilu. Nie musisz robić tego za niego i nie widzisz ani nie ustawiasz PIN-u innej osoby z poziomu listy personelu.

P: Ktoś samodzielnie poprosił o dostęp do naszego lokalu — jak włączyć go do zespołu?
O: Jego prośba pojawia się na liście personelu ze statusem oczekującym. Otwórz ją, wybierz rolę, którą chcesz mu nadać, i zatwierdź — otrzyma e-mail z instrukcją dokończenia zakładania konta.

P: Nie widzę pewnych opcji uprawnień podczas tworzenia roli — dlaczego?
O: Uprawnienia dla danej funkcji pojawiają się tylko wtedy, gdy ta funkcja jest włączona dla Twojego lokalu. Jeśli włączysz ją później, jej uprawnienia pojawią się w edytorze ról.

P: Czy pracownik może później zmienić swoją nazwę użytkownika?
O: Tak, na własnej stronie profilu. Obowiązuje ta sama zasada co przy rejestracji — dozwolone są tylko litery łacińskie, cyfry i znaki . _ % + -, bez spacji. Jeśli nowa nazwa jest już zajęta przez kogoś innego w Twoim lokalu, zobaczy komunikat przy próbie zapisu i będzie musiał wybrać inną.

P: Grupy uprawnień w edytorze ról są zwinięte — jak zobaczyć, co jest w środku?
O: Dotknij nagłówka, aby ją rozwinąć. Każdy nagłówek pokazuje, ile jego uprawnień jest już włączonych (np. „2 / 5”), więc od razu widać, czy w danej grupie coś jest włączone, zanim ją otworzysz.