Klienci

Do czego służy

Klienci to jedno miejsce, w którym przechowujesz dane osób regularnie korzystających z Twojego lokalu — imię i nazwisko, numery telefonów, e-mail, adresy oraz tagi, którymi ich grupujesz („VIP”, „Stały klient”, „Alergia”, „Firmowy”). Stąd możesz też wystawić kartę lojalnościową bezpośrednio z profilu klienta, zamiast wypełniać te same dane dwa razy.

Pierwsze kroki

1. Wejdź w Klienci w menu bocznym — pozycja pojawia się tylko wtedy, gdy Twój lokal ma włączoną tę funkcję.
2. Naciśnij Dodaj klienta. Podaj imię oraz przynajmniej e-mail lub telefon — klient musi mieć choć jeden sposób kontaktu, żeby dało się go zapisać. Nazwisko, adresy, notatki i tagi są opcjonalne. Przy dodawaniu adresu ulica i numer domu/budynku to osobne, wymagane pola; etykieta, numer mieszkania, informacje o wejściu (klatka, piętro, kod do domofonu), miasto i kod pocztowy są opcjonalne.
3. Jeśli Twój lokal korzysta z kart lojalnościowych, możesz od razu zaznaczyć Wystaw kartę lojalnościową i ustawić rabat początkowy — ta opcja pojawia się wyłącznie podczas dodawania zupełnie nowego klienta.
4. Zapisz. Klient pojawia się na liście i można go wyszukać po imieniu, telefonie lub e-mailu.
5. Aby później kogoś znaleźć, wpisz dane w polu wyszukiwania albo zawęź listę filtrem po tagu i przełącznikiem „Pokaż nieaktywnych”.
6. Naciśnij wiersz klienta, aby go otworzyć, edytować, dezaktywować lub usunąć, a także zobaczyć albo wystawić jego kartę lojalnościową i sprawdzić historię rezerwacji.
7. Aby zarządzać samą listą tagów — dodać nowy, zmienić nazwę, wybrać kolor lub usunąć — naciśnij Zarządzaj tagami w pasku narzędzi albo wejdź w Klienci → Konfiguracja.

Warto wiedzieć

• Klient musi mieć imię oraz przynajmniej jeden sposób kontaktu — e-mail lub telefon. Nie da się zapisać klienta bez żadnego z nich, a usunięcie ostatniego kontaktu z istniejącego klienta jest odrzucane w ten sam sposób.
• Wyszukiwanie przeszukuje jednocześnie imię, telefon i e-mail i dopasowuje numer telefonu niezależnie od sposobu jego zapisu — ze spacjami, myślnikami czy numerem kierunkowym — więc personel nie musi pamiętać dokładnego formatu, w jakim klient został wpisany.
• Usunięcie klienta jest zablokowane, dopóki ma on przypisane rezerwacje, żeby historia rezerwacji nigdy nie zostawała bez powiązanej osoby. Dezaktywacja zachowuje rekord i historię, ale ukrywa klienta z bieżącego użytku — i można ją w każdej chwili cofnąć.
• Usunięcie klienta usuwa też jego kartę lojalnościową, jeśli ją posiadał. Tej operacji nie da się cofnąć.
• Tagi to wspólna lista dla całego lokalu, ustawiana raz na stronie Konfiguracja, a nie wpisywana dowolnie przy każdym kliencie — dzięki temu „VIP” zawsze znaczy to samo, zamiast rozjeżdżać się na różnych profilach na „VIP”, „vip” i „V.I.P.”.
• Usunięcie tagu z katalogu nie dotyka żadnych rekordów klientów — po prostu przestaje ich nim oznaczać. Jeśli lista była filtrowana po tym tagu, filtr sam się czyści.
• Wystawienie karty lojalnościowej jest dostępne tylko podczas dodawania zupełnie nowego klienta. Dla klienta, który już istnieje, otwórz jego profil i zarządzaj kartą stamtąd.
• Jeśli w Konfiguracji włączono „Wystawiaj kartę automatycznie”, każdy nowy klient domyślnie dostaje kartę wypełnioną ustawionym tam rabatem początkowym — personel może mimo to odznaczyć tę opcję albo zmienić procent dla konkretnego klienta przed zapisem.
• Tylko menedżerowie (lub personel z odpowiednim uprawnieniem) mogą dodawać, edytować i usuwać klientów oraz zarządzać katalogiem tagów. Personel z dostępem tylko do podglądu może mimo to wyszukiwać klientów, sprawdzać ich kartę i historię rezerwacji.
• Adres zapisywany jest jako ulica, numer domu/budynku oraz opcjonalne: numer mieszkania, informacja o wejściu (klatka, piętro, kod do domofonu), miasto i kod pocztowy — dzięki temu kurier trafia pod właściwe drzwi, a to ta sama lista adresów, z której korzysta kasjer przy przyjmowaniu zamówienia z dostawą. Jedynymi wymaganymi polami są ulica i numer domu/budynku — lokal dostarczający w obrębie jednego miasta nie musi wpisywać go przy każdym adresie od nowa. Zobacz Zamówienia.
• Klienta można też wyszukać, dodać albo uzupełnić o nowy adres bezpośrednio z kasy w trakcie przyjmowania zamówienia — nie trzeba w tym celu najpierw wchodzić na ten ekran. Zobacz Zamówienia.

Najczęstsze pytania

P: Do czego służy sekcja Klienci?
O: To jedno miejsce, w którym trzymasz dane osób obsługiwanych przez Twój lokal — kontakty, adresy i tagi, którymi ich grupujesz — zamiast wpisywać za każdym razem od nowa to samo imię i telefon przy rezerwacji stolika czy wystawianiu karty lojalnościowej.

P: Jakie dane są potrzebne, żeby dodać klienta?
O: Imię oraz przynajmniej adres e-mail albo numer telefonu. Wszystko inne — nazwisko, adresy, notatki i tagi — jest opcjonalne.

P: Czy mogę wyszukać klienta po numerze telefonu?
O: Tak. Wpisz dowolną część numeru, ze spacjami, myślnikami lub numerem kierunkowym albo bez nich — wyszukiwanie dopasowuje cyfry, a nie dokładny sposób ich zapisu.

P: Próbowałem/am usunąć klienta i pojawił się komunikat, że nie można — dlaczego?
O: Klient ma nadal przypisane rezerwacje, a usunięcie zostawiłoby historię rezerwacji bez powiązanej osoby. Zamiast tego dezaktywuj klienta — ukrywa go to z bieżącego użytku, ale zachowuje rekord i historię, a później można go ponownie aktywować.

P: Czym różni się usunięcie klienta od jego dezaktywacji?
O: Dezaktywacja jest odwracalna: klient i jego historia zostają w systemie, tylko ukryte z aktywnej listy. Usunięcie jest trwałe i dodatkowo usuwa jego kartę lojalnościową, jeśli ją posiadał.

P: Jak wystawić kartę lojalnościową dla klienta?
O: Zaznacz Wystaw kartę lojalnościową podczas dodawania zupełnie nowego klienta i ustaw rabat początkowy. Dla klienta, który już istnieje, otwórz jego profil i wystaw albo zobacz kartę stamtąd.

P: Do czego służą tagi i kto może je tworzyć?
O: Tagi („VIP”, „Stały klient”, „Alergia” itd.) pozwalają grupować klientów w spójny sposób. Tylko menedżerowie (lub personel z odpowiednim uprawnieniem) mogą dodać, zmienić nazwę lub usunąć tag — z poziomu Klienci → Konfiguracja albo skrótu „Zarządzaj tagami” w pasku narzędzi listy klientów. Każdy pracownik z dostępem do podglądu może przypisać istniejący tag klientowi.

P: Usunąłem/am tag — czy to usuwa klientów, którzy go mieli?
O: Nie. Usunięcie tagu usuwa tylko tę etykietę; sami klienci i reszta ich profilu pozostają bez zmian. Jeśli lista była filtrowana po tym tagu, filtr czyści się automatycznie.

P: Czy cały personel widzi tę samą listę klientów?
O: Tak, lista klientów jest wspólna dla całego lokalu, a nie osobna dla każdego pracownika — każdy z dostępem do podglądu może ją przeszukiwać oraz sprawdzać kartę i historię rezerwacji klienta.

P: Zmieniłem/am nazwisko klienta po wystawieniu jego karty lojalnościowej — czy karta też się zaktualizuje?
O: Nie, karta zachowuje imię, e-mail i telefon, z jakimi została wystawiona. Jeśli te dane się zmienią, zaktualizuj kartę osobno w Rabaty → Karty, jeśli chcesz, żeby były zgodne.

P: Dlaczego przy dodawaniu adresu ulica i numer domu to osobne pola, a nie jedna linijka?
O: Rozdzielenie ich sprawia, że adres nadaje się do dostawy — trasa kuriera jest grupowana i sortowana według ulicy, czego nie da się zrobić wiarygodnie z jednej dowolnej linii tekstu. Ulica i numer domu/budynku są wymagane; etykieta, numer mieszkania, informacja o wejściu (klatka, piętro, kod do domofonu), miasto i kod pocztowy są opcjonalne.

P: Czy mogę dodać klienta albo nowy adres, nie wychodząc z ekranu Nowe zamówienie?
O: Tak. Podczas przyjmowania zamówienia otwórz okno Klient i wyszukaj tę osobę, albo dodaj ją tam od razu, podając tylko imię oraz telefon lub e-mail. Jeśli potrzebuje adresu dostawy, możesz go dodać z tego samego okna — zobacz Zamówienia.