Planowanie zmian

Do czego służy

Planowanie zmian pozwala menedżerowi ułożyć grafik pracy z wyprzedzeniem. Na czytelnej osi czasu (wykresie Gantta) ustalasz, kto pracuje, w który dzień i w jakich godzinach. Grafik możesz przeglądać w widoku miesiąca lub przybliżyć do jednego dnia, składać i zatwierdzać wnioski o wolne, a także zlecić systemowi automatyczne ułożenie grafiku na podstawie Twoich reguł obsady.

Pierwsze kroki

1. Otwórz Personel → Planowanie.
2. Wybierz Miesiąc, aby zobaczyć cały miesiąc, albo Dzień, aby skupić się na jednym dniu.
3. Stuknij (lub kliknij) puste miejsce w wierszu danej osoby dwukrotnie, aby dodać zaplanowaną zmianę, i ustaw godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia.
4. Przeciągnij zmianę, aby ją przenieść, lub kliknij ją, aby edytować albo usunąć.
5. Aby wypełnić grafik automatycznie, użyj Wygeneruj grafik — przydzieli zmiany na podstawie Twoich reguł obsady. Użyj Wyczyść grafik, aby usunąć cały miesiąc i zacząć od nowa.

Konfiguracja planera

Zanim automatycznie wygenerujesz grafik, skonfiguruj planer w Personel → Konfiguracja. Składa się z dwóch części: ograniczeń, których każdy grafik musi przestrzegać, oraz reguł obsady, które określają, ilu ludzi potrzebujesz na sali. Obie są używane przez Wygeneruj grafik.

Ograniczenia planowania zmian

Te ograniczenia obowiązujące w całej organizacji są respektowane przez automatyczny planer i sprawdzane przy ręcznej edycji. Ustaw te, które są dla Ciebie istotne:

• Maks. godzin tygodniowo / Maks. godzin miesięcznie — maksymalna liczba godzin, na jaką można zaplanować jedną osobę w tygodniu / miesiącu kalendarzowym.
• Maks. dni z rzędu — ile dni ktoś może pracować pod rząd, zanim wymagany będzie dzień wolny.
• Min. dni wolnych tygodniowo / Min. dni wolnych miesięcznie — minimalna liczba dni odpoczynku dla każdej osoby.
• Domyślny czas trwania zmiany — standardowa długość zmiany używana przy generowaniu.
• Min. czas trwania zmiany / Maks. czas trwania zmiany — najkrótsza i najdłuższa dopuszczalna pojedyncza zmiana.
• Min. odpoczynek między zmianami — minimalna przerwa między końcem jednej zmiany a początkiem następnej.
• Nakładanie się zmian — ile godzin nakładania się kolejnych zmian dopuszczasz. 0 oznacza, że zmiany następują tuż po sobie bez nakładania; wyższa wartość pozwala, by jedna zmiana zaczynała się przed końcem poprzedniej.

Reguły obsady

Reguła obsady mówi planerowi, ilu ludzi potrzebujesz i kiedy. Każda reguła to: rola, w jednym lub kilku dniach tygodnia, między godziną rozpoczęcia i zakończenia, z minimalną liczbą pracowników na służbie w tym oknie.

Aby dodać regułę:

1. W Personel → Konfiguracja otwórz sekcję Reguły obsady i kliknij Dodaj regułę.
2. Wybierz rolę (na przykład kucharz lub kelner).
3. Zaznacz dni, w których reguła obowiązuje — jeden lub kilka.
4. Ustaw godzinę rozpoczęcia i godzinę zakończenia okna.
5. Wpisz minimalną liczbę pracowników potrzebną w tym oknie.
6. Zapisz. Reguła pojawi się na liście z przełącznikiem włącz/wyłącz.

• Tylko włączone reguły są używane przez automatyczne planowanie. Użyj przełącznika, aby tymczasowo wyłączyć regułę bez jej usuwania.
• Dodaj tyle reguł, ile potrzeba, aby opisać dzień — na przykład „2 kucharzy, pon–pt, 12:00–15:00” na szczyt lunchowy oraz „1 kucharz, codziennie, cały dzień” jako podstawę.
• Edytuj lub usuń regułę z jej wiersza. Roli reguły nie można zmienić po jej utworzeniu — usuń ją i dodaj nową, jeśli potrzebujesz innej roli.
• Nawet bez żadnych reguł planer i tak utrzymuje co najmniej jedną osobę z każdej roli w godzinach otwarcia. Reguły służą do zamawiania większej obsady w konkretnych porach.

Warto wiedzieć

• Tylko menedżerowie mogą tworzyć, edytować i automatycznie generować grafik, i tylko menedżerowie mogą zmieniać konfigurację planera (ograniczenia i reguły obsady) w Personel → Konfiguracja.
• Dni z niedoborem obsady są wyróżnione, dzięki czemu od razu widać, gdzie brakuje ludzi względem Twoich reguł obsady.
• Zmiany z przeszłości, które nie przebiegły zgodnie z planem, są oznaczone na czerwono. Po zakończeniu zmiany planer porównuje to, co zaplanowano, z tym, co dana osoba faktycznie odbiła. Zmiana zostaje oznaczona, gdy ktoś zaczął z opóźnieniem, skończył wcześniej lub przepracował mniej niż zaplanowano.
• Kliknięcie oznaczonej (czerwonej) zmiany otwiera panel Rzeczywiste a plan, który dokładnie pokazuje skalę odchylenia — na przykład „Rozpoczęcie 15 min później” lub „Przepracowano 1 h 20 min mniej”.
• Czerwone oznaczenia pojawiają się tylko wtedy, gdy masz uprawnienie do podglądu zmian pracy personelu. Bez niego grafik nadal działa — po prostu nie zobaczysz porównania.
• Przeciągnięcie zmiany na wiersz innej osoby przypisuje ją do tej osoby. Upuszczenie w pustym miejscu w jej wierszu przenosi tam zmianę; jeśli dodatkowo przeciągnąłeś ją w bok, na inną godzinę, godzina zmienia się razem z przypisaniem, więc jednym ruchem możesz zmienić i osobę, i porę. Upuszczenie bezpośrednio na istniejącą zmianę tej osoby po prostu zamienia obie zmiany miejscami — każda zachowuje swoją pierwotną godzinę.
• Wyróżnienie niedoboru obsady uwzględnia cały miesiąc. Dzień jest oznaczany dla danej roli dopiero, gdy ta rola ma przynajmniej jedną zmianę zaplanowaną gdzieś w tym miesiącu. Do tego czasu jej dni pozostają nieoznaczone, więc dopiero częściowo ułożony grafik nie zamienia się w same czerwone wiersze.
• Zmianę można dodać, przenieść, edytować lub usunąć tylko od jutra. Zmiany na dziś oraz wszystkie zmiany z przeszłości są zablokowane — nadal możesz kliknąć taką zmianę, aby ją otworzyć i obejrzeć, ale przyciski Zapisz i Usuń są nieaktywne, a samej zmiany nie da się przeciągnąć, zmienić jej długości ani przypisać innej osobie. Dotyczy to zarówno widoku miesiąca, jak i widoku dnia — gdy dzień nadejdzie, jego grafik zostaje zamrożony.
• Dodanie zmiany w pustym miejscu grafiku wymaga dwóch stuknięć (lub dwóch kliknięć). Pierwsze stuknięcie jest celowo ignorowane — to samo miejsce służy też do przewijania grafiku, więc pojedyncze stuknięcie otwierałoby okno dodawania zmiany przy każdym przewinięciu.
• Etykiety dat podążają za językiem wybranym w aplikacji, a nie za językiem telefonu czy przeglądarki — zmiana języka aplikacji zmienia więc również sposób zapisu dat, na przykład „środa, 21 października 2026”, w planerze.

Najczęstsze pytania

P: Dlaczego jedna z moich zmian jest czerwona?
O: To zmiana z przeszłości, w której rzeczywiste odbicie wejścia/wyjścia nie zgadzało się z planem — osoba zaczęła później, wyszła wcześniej albo przepracowała mniej godzin, niż zaplanowano. Kliknij ją, aby zobaczyć szczegóły.

P: Skąd system wie, ile godzin faktycznie przepracowano?
O: Z zapisów wejść/wyjść personelu (Zmiany pracy). Planer dopasowuje każdą zaplanowaną zmianę do odbitej zmiany danej osoby w tym samym dniu.

P: Czy przyszłe zmiany też mogą być czerwone?
O: Nie. Z rzeczywistymi godzinami pracy porównywane są wyłącznie zmiany z przeszłości. Nadchodzące zmiany nigdy nie są oznaczane.

P: Czy system może ułożyć grafik za mnie?
O: Tak. Skonfiguruj reguły obsady (ilu ludzi potrzebujesz na rolę, dzień i przedział czasowy), a następnie użyj Wygeneruj grafik.

P: Gdzie skonfiguruję reguły obsady i limity?
O: W Personel → Konfiguracja. Karta „Ograniczenia planowania zmian” zawiera limity (maks. godziny, dni wolne, długości zmian, odpoczynek, nakładanie), a sekcja „Reguły obsady” to miejsce, w którym dodajesz reguły minimalnej obsady na rolę, dzień i porę.

P: Utworzyłem regułę obsady, ale automat ją ignoruje — dlaczego?
O: Używane są tylko włączone reguły. Sprawdź przełącznik włącz/wyłącz w wierszu reguły. Upewnij się też, że zaznaczono co najmniej jeden dzień i że dana rola faktycznie ma pracowników mogących pracować w tym oknie.

P: Co robi „Nakładanie się zmian”?
O: Kontroluje, na ile dwie kolejne zmiany tej samej roli mogą się nakładać. Ustaw 0, aby zmiany następowały tuż po sobie (jedna zaczyna się dokładnie tam, gdzie kończy poprzednia); wyższa wartość dopuszcza tyle godzin nakładania (przekazania) dziennie.

P: Co się stanie, jeśli przeciągnę zmianę na wiersz innej osoby?
O: Jeśli upuścisz ją w pustym miejscu w jej wierszu, zmiana zostanie do niej przypisana. Jeśli dodatkowo przeciągnąłeś ją w bok, na inną godzinę, godzina zmieni się razem z przypisaniem — jednym ruchem możesz więc zmienić osobę i porę, o ile docelowy wiersz był pusty. Jeśli upuścisz ją bezpośrednio na istniejącą zmianę, obie zmiany zamienią się miejscami, a każda zachowa swoją pierwotną godzinę.

P: Dlaczego dzień jest oznaczony jako niedoborowy, mimo że jeszcze nie zaplanowałem tej roli na cały miesiąc?
O: Nie powinien być — dni danej roli są oznaczane dopiero, gdy zaplanujesz dla niej przynajmniej jedną zmianę gdzieś w tym miesiącu. Gdy już tak jest, każdy dzień w tym miesiącu, w którym rola ma zerową obsadę w godzinach objętych regułą, zostaje oznaczony — zarówno w widoku miesiąca, jak i dnia.

P: Dlaczego nie mogę przenieść ani usunąć dzisiejszej zmiany?
O: Grafik blokuje dzień, gdy tylko nadejdzie. Zmianę można dodać, przenieść, edytować lub usunąć tylko od jutra — dzisiejsze zmiany oraz zmiany z przeszłości są tylko do odczytu. Nadal możesz je otworzyć, aby zobaczyć szczegóły, ale nie ma nic do zmiany. Chroni to grafik przed zmianami po tym, jak dana osoba mogła już rozpocząć swój dzień pracy.

P: Dlaczego w oknie zmiany widzę informację, że zmiany nie można zmienić?
O: Otworzyłeś zmianę datowaną na dziś lub wcześniej. Okno nadal pozwala ją obejrzeć, ale przyciski Zapisz i Usuń są nieaktywne, ponieważ zmiany z przeszłości i z bieżącego dnia są zablokowane. Jeśli chcesz coś zmienić, wybierz zmianę datowaną na jutro lub później.

P: Stuknąłem puste miejsce w grafiku i nic się nie stało — czy to błąd?
O: Nie — dodanie zmiany wymaga dwóch stuknięć (lub kliknięć) blisko siebie, w tym samym miejscu. Pojedyncze stuknięcie celowo nic nie robi, ponieważ ten sam obszar służy do przewijania grafiku.

P: Daty w planerze są w niewłaściwym języku — jak to naprawić?
O: Etykiety dat w planerze zawsze podążają za językiem wybranym w aplikacji, a nie za językiem urządzenia. Zmień język aplikacji, a daty się dopasują.