Planowanie zakupów

Do czego służy

Planowanie zakupów odpowiada na pytanie zadawane przed pracowitym weekendem: jeśli sprzedamy mniej więcej tyle, co w poprzedni weekend, co właściwie trzeba kupić? Wypisujesz dania, które spodziewasz się sprzedać — ręcznie albo wygenerowane z tego, co faktycznie sprzedało się w podobne dni — a receptury zamieniają tę listę na listę zakupów surowców, po odjęciu tego, co już masz na półce, pogrupowaną według dostawcy, u którego kupujesz każdy produkt. Listę eksportujesz, by wysłać ją dostawcy albo wydrukować, a gdy dostawa przyjedzie, przyjmujesz ją na stan tak samo, jak każdą inną, na stronie Stany.

Pierwsze kroki

1. Upewnij się, że dania, które planujesz sprzedać, mają receptury. Danie bez receptury nie dokłada nic do listy zakupów i jego zaplanowanie nie powie Ci, co kupić.
2. Otwórz Magazyn → Planowanie zakupów i naciśnij Nowy plan. Nadaj mu rozpoznawalną nazwę („Weekend”, „Wigilia”) i ustaw dni, których dotyczy. Plan na jeden dzień jest w pełni poprawny.
3. Wypełnij plan. Naciśnij Dodaj danie i wpisz, ile sztuk spodziewasz się sprzedać, albo naciśnij Z historii sprzedaży i pozwól systemowi wypełnić plan tym, co naprawdę się sprzedało.
4. Przeczytaj listę zakupów poniżej. Każdy wiersz pokazuje, ile wymaga plan, ile jest na stanie, ile zostaje do kupienia i mniej więcej ile to będzie kosztowało — w podziale na dostawców.
5. Włącz Uzupełnij do stanów minimalnych, jeśli chcesz przy okazji podnieść każdy produkt do jego minimum, a nie tylko pokryć plan.
6. Naciśnij Eksportuj, aby pobrać listę. Wybierz CSV albo PDF, a jeśli wolisz wysłać każdemu dostawcy tylko jego własne pozycje zamiast całej listy naraz, włącz Osobny plik dla każdego dostawcy — pobierzesz wtedy jedno archiwum ZIP z osobnym plikiem dla każdego dostawcy.
7. Gdy dostawa dotrze, przyjmij ją tak jak zawsze — na stronie Stany, poprawiając ilości i ceny według dokumentu dostawy. Planowanie zakupów tylko wylicza, co kupić; samo nie księguje niczego na stan.
8. Naciśnij Zapisz, aby zachować plan. Możesz do niego wrócić w dowolnej chwili — naciśnij jego wiersz w Planowaniu zakupów, aby go zaznaczyć, a następnie naciśnij ikonę Edytuj, która się pojawi, żeby go otworzyć; lista zakupów zostanie przeliczona względem stanów aktualnych na ten moment.

Warto wiedzieć

• Lista zakupów powstaje tak samo, jak sprzedaż dania zdejmuje zapasy. Używa tych samych receptur, tych samych zasad dla wariantów i modyfikatorów oraz tych samych naddatków na straty. Jeśli kasa mówi, że danie potrzebuje 165 g marchwi, tyle właśnie zamówi plan.
• Plan przechowuje to, co zamierzasz sprzedać, a nie to, co kupić. Co kupić, przeliczane jest przy każdym otwarciu, bo stany zmieniają się co godzinę. Lista zakupów zapisana w środę byłaby w piątek po cichu nieprawdziwa.
• Dania bez receptury są wymienione z nazwy, a nie ukryte. Pojawiają się ze znacznikiem „brak receptury” oraz w notce nad listą zakupów, bo inaczej po cichu nie dokładałyby nic i kupiłbyś za mało, nie wiedząc dlaczego. Danie wycenione ręcznie, bez wypisanych składników — na przykład wino kupowane skrzynkami — trafia tam z tego samego powodu.
• Warianty planuje się osobno. Danie z rozmiarami planowane jest per rozmiar, bo każdy rozmiar ma własną recepturę. Modyfikatory planuje się samodzielnie, ponieważ zużywają własne składniki.
• „Z historii sprzedaży” zastępuje całą listę. To odpowiedź na całe pytanie, a wymieszanie jej z wierszami wpisanymi ręcznie sprawiłoby, że nie sposób powiedzieć, skąd wzięła się dana liczba. Zanim cokolwiek nadpisze, dostajesz ostrzeżenie.
• Prognoza to arytmetyka, którą możesz sprawdzić ręcznie. Dla każdego planowanego dnia bierze średnią dzienną każdego dania z okresu historii i sumuje. Nic więcej — żadnego trendu, żadnej sezonowości.
• Dopasowanie dnia tygodnia jest domyślnie włączone. Wtedy sobota liczona jest z sobót w okresie historii, a niedziela z niedziel. Wyłącz je, a każdy dzień okresu będzie liczony tak samo — tego zwykle chcesz dla spokojnego dnia roboczego.
• Średnia liczona jest na dzień kalendarzowy, nie na dzień pracy. Cztery soboty w oknie oznaczają, że suma sobót dzielona jest przez cztery, niezależnie od tego, czy pracowałeś we wszystkie. Dzień, w którym lokal był zamknięty, faktycznie obniża średnią.
• Wszystko zaokrągla się w górę. Pół porcji kurczaka to porcja, którą trzeba umieć ugotować.
• Użyj „Korekta, %” na tydzień gorętszy lub spokojniejszy niż zwykle. 120% planuje o jedną piątą więcej, niż sugeruje historia; 80% — o jedną piątą mniej.
• Ceny są szacunkowe, a suma to sygnalizuje, gdy jest niepełna. Każdy produkt wyceniany jest według tego, ile kosztuje Twój obecny zapas. Produkt, którego nigdy nie kupowałeś, nie ma ceny w ogóle — pokazuje myślnik zamiast zera, a suma planu wyświetlana jest ze znakiem „≥”, bo jest dolną granicą, a nie odpowiedzią.
• Eksport daje CSV albo PDF, dla całego planu albo jeden plik na dostawcę. Podział pobiera archiwum ZIP z jednym dokumentem na dostawcę, każdy zawierający tylko jego pozycje i jego własną sumę — przydatne, gdy różnym dostawcom wysyłasz osobne listy. Oba formaty są wyłączone, dopóki lista zakupów jest pusta.
• Przyjęcie odbywa się na stronie Stany, nie tutaj. Plan mówi, co kupić; zaksięgowanie dostawy na stan to ten sam krok Przyjmij, którego użyłbyś dla każdej innej dostawy, niezależnie od tego, czy zaczęła się od planu.
• Każdy, kto może przeglądać Magazyn, może przeczytać plan; tworzenie i edycja wymagają uprawnienia Zarządzanie planowaniem zakupów, które administrator nadaje w Personel → Role.
• Naciśnięcie wiersza planu zaznacza go, nie otwiera. Ikony Edytuj i Usuń pojawiają się na zaznaczonym wierszu — naciśnij Edytuj, żeby otworzyć plan. Bez uprawnienia planistycznego ikona Usuń nadal jest widoczna, ale wyszarzona, a nie ukryta.

FAQ

P: Czy muszę mieć receptury, żeby z tego korzystać?
O: Do listy zakupów tak — to receptury zamieniają „40 porcji zupy” na „6 kg marchwi”. Możesz prowadzić plan dań bez nich, ale nie powie Ci, co kupić. Zacznij od dań, których sprzedajesz najwięcej.

P: Plan mówi, żeby nic nie kupować. Czy coś się zepsuło?
O: Raczej nie. Albo Twoje zapasy już pokrywają wszystko, czego plan wymaga — strona mówi to wprost — albo dania w planie nie mają receptur, a wtedy są wymienione w notce nad listą zakupów.

P: Dlaczego przy jednym produkcie jest myślnik zamiast ceny?
O: Nigdy nie przyjąłeś tego produktu, więc nie ma z czego liczyć ceny. Wpisanie zera mówiłoby, że jest za darmo, a to jedyna odpowiedź na pewno błędna. Zaksięguj jedną dostawę, a od tej pory szacunek zadziała.

P: Co oznacza „≥ 420,00” przy sumie?
O: Co najmniej jeden produkt na liście nie ma znanej ceny, więc prawdziwa suma to tyle lub więcej. Myślnik w wierszu produktu pokazuje, o który chodzi.

P: Jak daleko wstecz ustawić okres historii?
O: Na tyle daleko, by objąć kilka wystąpień każdego planowanego dnia tygodnia — cztery tygodnie to dobry punkt wyjścia i dają cztery soboty do uśrednienia. Znacznie dłuższy okres zaczyna uśredniać sezon, który już minął.

P: Byliśmy zamknięci przez dwa poniedziałki. Czy to psuje wynik dla poniedziałku?
O: Obniża go, i tak ma być. Średnia liczona jest na dzień kalendarzowy, więc dzień zamknięcia liczy się jako dzień bez sprzedaży. Jeśli te zamknięcia były wyjątkowe, wybierz okres historii bez nich albo podnieś „Korekta, %”.

P: Czy mogę zaplanować jeden bardzo pracowity dzień, na przykład sylwestra?
O: Tak. Ustaw plan na ten jeden dzień i albo wpisz liczby ręcznie, albo wygeneruj je z zeszłorocznego odpowiednika i podnieś skalę. Plan jednodniowy jest zupełnie normalny.

P: Wygenerowałem plan i brakuje kilku dań.
O: Sprzedały się w okresie historii, ale nie ma ich już w menu, więc zostały pominięte — komunikat mówi, ile ich było. Wszystko, co nadal jest w menu, zostaje zachowane.

P: Czy mogę dopisać coś do wygenerowanego planu?
O: Tak. Najpierw wygeneruj, potem użyj Dodaj danie i popraw ilości. Tylko nie generuj ponownie, bo to zastąpi wszystko.

P: Dostawa przyszła niekompletna. Co zaksięgować?
O: To, co faktycznie przyjechało. Przyjmij ją na stronie Stany i wpisz ilości, które faktycznie dostałeś, a nie te, o które prosił plan. To, czego brakuje, po prostu zostaje na liście zakupów przy następnym otwarciu planu.

P: Gdzie księguję dostawę, którą wcześniej zaplanowałem?
O: Na stronie Magazyn → Stany, tak samo jak każdą inną dostawę — naciśnij Przyjmij, wybierz produkt i wpisz ilość oraz cenę z dokumentu dostawy. Sam plan niczego nie księguje — tylko mówi, czego się spodziewać.

P: Przyjąłem dostawę, którą wcześniej zaplanowałem. Gdzie mogę ją zobaczyć?
O: W Magazyn → Dostawy, na górze listy. Stany rosną na stronie Stany, a każdy produkt dostaje wpis Przyjęcie w Ruchach — trzy widoki tego samego zdarzenia, odpowiadające na różne pytania.

P: Dostawca policzył inną cenę, niż się spodziewałem. Czy to ma znaczenie?
O: Tak, więc wpisz prawdziwą przy przyjęciu. Cena, którą zaksięgujesz, staje się kosztem tej dostawy i od tej pory jest używana w food cost i raportach kosztów. To, co pokazuje plan wcześniej, to tylko szacunek na podstawie ostatniej zapłaconej ceny.

P: Eksportować jako CSV czy PDF?
O: Zależy, jak dalej wykorzystujesz listę. CSV otwiera się w arkuszu kalkulacyjnym i łatwiej go dalej edytować; PDF jest gotowy do druku lub wysłania e-mailem bez zmian. Każdy z nich można podzielić na osobny plik dla każdego dostawcy, jeśli wolisz przekazać każdemu tylko jego pozycje.

P: Niektóre produkty nie mają dostawcy na liście.
O: Nie mają ustawionego dostawcy domyślnego. Otwórz produkt w Magazyn → Produkty i ustaw go, a od tej pory będzie grupowany. Produkty bez dostawcy trafiają do wspólnej grupy na dole, więc nic nigdy nie wypada z listy.

P: Co robi „Uzupełnij do stanów minimalnych”?
O: Dodaje tyle, by podnieść każdy produkt do ustawionego dla niego stanu minimalnego — ponad to, czego wymaga plan. Zakupy na weekend to zwykle także moment, żeby uzupełnić to, co skończyło się w zeszłym tygodniu. Produkty poniżej minimum pojawiają się na liście, nawet jeśli plan ich nie używa.

P: Czy zapisanie planu rezerwuje albo zdejmuje zapasy?
O: Nie. Plan to lista zakupów, a nie rezerwacja. Zapasy zmieniają się dopiero przy przyjęciu dostawy albo przy faktycznej sprzedaży dania.

P: Czy mogę usunąć stary plan?
O: Tak, i nie wpłynie to na nic, co zostało na jego podstawie przyjęte. Zaksięgowane dostawy zostają w stanach i w historii ruchów.

P: Nacisnąłem wiersz planu i się nie otworzył. Dlaczego?
O: Naciśnięcie wiersza zaznacza go, a nie otwiera. Po zaznaczeniu pojawia się ikona Edytuj (i ikona Usuń) — naciśnij Edytuj, żeby otworzyć plan.