Magazyn

Do czego służy

Magazyn śledzi towary, które trzyma Twoja kuchnia — ile masz, ile to kosztowało i z której dostawy pochodzi. Rejestrujesz dostawy w miarę ich przyjmowania, odpisujesz to, co zostało zużyte lub zepsute, i przeliczasz półkę zawsze, gdy chcesz sprawdzić system z rzeczywistością. Każda zmiana trafia do historii, do której możesz wrócić, a ponieważ każda dostawa jest wyceniana osobno, wartość zapasów to tyle, ile faktycznie zapłacono, a nie średnia.

Pierwsze kroki

Administrator włącza funkcję Magazyn dla Twojego lokalu w Ustawienia → Dostęp do funkcji, jeśli nie jest jeszcze włączona. W menu bocznym pojawi się wtedy Magazyn z sekcjami Stany, Produkty, Dostawcy, Ruchy, Dostawy, Inwentaryzacja, Planowanie zakupów i Konfiguracja.
Otwórz Dostawcy i dodaj firmy, od których kupujesz — nazwa, osoba kontaktowa, telefon, e-mail, NIP, adres. Możesz to pominąć i dodać dostawców później, ale ich zapisanie ułatwia śledzenie dostaw.
Otwórz Produkty i dodaj każdy towar, który chcesz śledzić: nazwę (np. „Marchew”), opcjonalnie SKU oraz jednostkę, w której jest liczony. Opcjonalnie ustaw stan minimalny, termin przydatności w dniach i domyślnego dostawcę.
Otwórz Stany i naciśnij Przyjmij, aby zaksięgować pierwszą dostawę: wybierz produkt, podaj ilość i cenę za jednostkę oraz — opcjonalnie — datę ważności, numer partii i numer faktury od dostawcy. Zostaw numer partii pusty, a zostanie wygenerowany automatycznie.
Użyj Zużyj dla zapasów wykorzystanych w kuchni i Odpisz dla zapasów utraconych — przeterminowanych, uszkodzonych, rozlanych lub straconych przy obróbce. Oba przyciski są na pasku narzędzi i w wierszu każdego produktu.
Otwórz Ruchy w dowolnym momencie, aby zobaczyć pełną historię: co przyszło, co wyszło, kiedy, przez kogo i ile kosztowało.
Gdy chcesz sprawdzić system z półką, otwórz Inwentaryzacja, naciśnij Rozpocznij liczenie, wpisz to, co faktycznie policzono, i naciśnij Zakończ liczenie.
Otwórz Dostawy, aby zobaczyć każde przyjęcie tak, jak przyszło — jeden wiersz na dostawę, a nie na produkt — i otwórz wybraną, by zobaczyć jej pozycje, ceny i to, ile zostało.
Otwórz Braki, jeśli sprzedano coś, na co zapasy nie wystarczyły. Dotknij wiersza, by zapisać, co się stało, i oznaczyć go jako sprawdzony.
Gdy przyjdzie faktura od dostawcy, otwórz Przyjęcie faktury (w Magazynie lub przyciskiem na stronie Stany): wybierz dostawcę, wpisz pozycje lub naciśnij Skanuj zdjęcie lub PDF, sprawdź, jak każda pozycja została dopasowana do Twoich produktów, i naciśnij Przyjmij fakturę. Cała faktura zostaje zaksięgowana jako jedna dostawa.
W Polsce, przy włączonym fakturowaniu i połączeniu z KSeF, e-faktur od dostawców nie trzeba w ogóle wpisywać: same trafiają do Faktury → Faktury od dostawców → Faktury z KSeF. Przyjmij na magazyn otwiera Przyjęcie faktury z gotowymi pozycjami — zobacz Faktury od dostawców z KSeF.

Warto wiedzieć

Każda dostawa to osobna partia, a zawsze zużywana jest najstarsza. Rozwiń wiersz produktu na stronie Stany, aby zobaczyć otwarte partie w dokładnie takiej kolejności, w jakiej zapasy będą z nich pobierane, wraz z pozostałą ilością, kosztem jednostkowym i wartością każdej z nich.
Koszty są dokładne, a nie uśrednione. Jeśli zużyjesz 12 kg obejmujące dostawę kupioną po 4,00 i dostawę po 4,50, historia zapisze obie części osobno, każdą po własnej cenie. To właśnie sprawia, że wyliczenia food cost są wiarygodne.
Produkt jest liczony w jednej jednostce, ale możesz pracować w dowolnej jednostce mierzącej to samo. Przyjmij w kilogramach, zużyj w gramach — system przeliczy. Jednostki mierzące różne rzeczy pozostają rozdzielone: sztuki i porcje nigdy nie są wymienne, bo nie ma poprawnego sposobu przeliczenia jednych na drugie. W listach wyboru pojawiają się tylko jednostki zgodne z produktem.
Jeśli lista jednostek produktu jest pusta i pojawia się informacja, że jednostka jest nieaktualna, oznacza to, że jednostka, w której pierwotnie skonfigurowano produkt, została później zmieniona lub usunięta w ustawieniach jednostek menu, więc nic obecnie jej nie odpowiada. Naprawa polega na poprawieniu jednostki produktu i należy do osoby zarządzającej katalogiem — zapisane już ilości mogą wymagać jednoczesnego przeliczenia, więc nie jest to zmiana do wykonania samodzielnie.
Same jednostki konfiguruje się w menu, a nie w Magazynie — patrz Konfiguracja w sekcji Menu i katalog. Możesz zmienić nazwy wbudowanych jednostek na własny język i dodać swoje, definiując każdą jako wielokrotność innej.
Historia magazynowa nigdy nie jest edytowana. Korekta to nowy wpis, a nie zmiana starego, więc rejestr zawsze sumuje się do faktycznego stanu. Nic, co zapiszesz, nie zniknie później.
Ustaw stan minimalny, aby otrzymywać oznaczenie „Niski”. Strona Stany ma filtr Tylko poniżej minimum, dzięki czemu zobaczysz w jednym widoku wszystko, co wymaga zamówienia.
Termin przydatności podpowiada datę ważności. Jeśli produkt ma termin 5 dni, formularz przyjęcia zaproponuje datę ważności za pięć dni — zawsze możesz ją zmienić.
Strona Stany koloruje problem z terminem ważności, żeby łatwo go dostrzec. Cały wiersz staje się czerwony, gdy minie jego termin ważności — sam dzisiejszy dzień się nie liczy, partia z dzisiejszą datą jest wciąż dobra. Wiersz staje się żółty, gdy leży dłużej niż termin przydatności produktu, niezależnie od tego, co mówi jego data ważności — to nie znaczy, że faktycznie się zepsuł, tylko że warto na niego zerknąć, dlatego żółty, a nie czerwony. Jeśli partia spełnia oba warunki, pokazuje się czerwony — poważniejszy z nich. Kolor pojawia się w wierszu produktu i przy samej partii w rozwiniętej liście. Nikt nie zostaje powiadomiony — trzeba samodzielnie otworzyć stronę, żeby to zobaczyć.
Inwentaryzacja nie zmienia niczego, dopóki jej nie zakończysz. Możesz rozpocząć liczenie, wpisywać wyniki przez godzinę i anulować je — zapasy pozostaną nietknięte, a w historii nic się nie pojawi. Jednocześnie może być otwarte tylko jedno liczenie.
Pozostawienie produktu pustego pomija go; policzenie zera to wynik. Puste pole oznacza „nie liczyłem tego” i zostaje bez zmian. Wpisanie 0 oznacza „nie ma nic” i księguje korektę. Użyj Wyczyść, aby przywrócić wiersz do stanu niepoliczonego.
Liczenie jest mierzone względem stanu z chwili zakończenia, a nie z chwili rozpoczęcia. Jeśli dostawa zostanie zaksięgowana, gdy jeszcze liczysz, korekta ją uwzględni, a wiersz zostanie wyróżniony w szczegółach liczenia, żeby było widać, dlaczego liczby się zmieniły.
Nadwyżka znaleziona podczas liczenia jest wyceniana po ostatnim znanym koszcie produktu lub po zerze, jeśli nigdy nie był kupowany. Zapas, który pojawił się bez dostawy, nie ma własnej ceny, a jej wymyślenie zawyżyłoby wartość magazynu.
Brak oznacza, że ktoś sprzedał coś, na co zapasy nie wystarczyły. Jest zapisywany, gdy kasjer mimo ostrzeżenia poszedł dalej. Każdy wiersz pokazuje produkt, ile było potrzebne, ile było i ile zabrakło. Lista powinna być krótka — każdy wpis warto przeczytać, bo oznacza, że gdzieś jest błąd w recepturze, dostawie albo liczeniu.
Oznaczenie braku jako sprawdzonego nie zmienia stanu. Nic się nie przesunęło, gdy wiersz był zapisywany, więc nie ma czego cofać; to tylko usuwa go z widoku. Aby poprawić to, co faktycznie jest na półce, przeprowadź inwentaryzację. Dotknięcie niesprawdzonego wiersza otwiera małe okno, w którym możesz zostawić notatkę o tym, co się stało — dostawa była źle policzona, receptura była błędna, towar znalazł się gdzie indziej — zanim potwierdzisz; notatka jest opcjonalna i zostaje przy wierszu dla każdego, kto spojrzy na niego później. Sprawdzone wiersze pozostają widoczne pod Pokaż rozwiązane — to historia, nie bałagan — i nie są już klikalne, bo nie ma z nimi już nic do zrobienia.
Nie możesz odpisać ani zużyć więcej, niż faktycznie jest na półce. Jeśli wpiszesz większą ilość, niż jest naprawdę, pole samo obniży się do tego, co jest — traktuj to jako skrót do „wszystko, co zostało”, a nie błąd.
Strona Ruchy otwiera się z widokiem bieżącego miesiąca, a nie pełnej historii. Zmień to tym samym wyborem okresu co na stronach Raportów — szybkie opcje takie jak Ten tydzień czy Poprzedni miesiąc, albo własne daty Od/Do — a lista aktualizuje się na miejscu, bez ukrywania tego, co już jest na ekranie.
Liczenie w Inwentaryzacji ma przyciski +1/−1 obok wpisywania liczby. Wielokrotne naciskanie ich nie wysyła zapytania za każdym razem — czeka chwilę po zakończeniu klikania i zapisuje jednorazowo, więc licznik i różnica aktualizują się od razu, a do serwera trafia tylko jeden zapis.
Uprawnienia są osobne dla każdego obszaru. Lokal może pozwolić kucharzowi odpisywać straty bez prawa do edycji produktów albo pozwolić kierownikowi prowadzić inwentaryzacje bez dostępu do dostawców. Personel, który może przeglądać Magazyn, ale nim nie zarządzać, po prostu nie widzi przycisków akcji.
Dostawy grupowane są po tym, co faktycznie przyjechało, a nie po tym, ile razy je zaksięgowano. Historia ruchów wypisuje jeden wiersz na produkt, co jest dobre do prześledzenia jednego składnika i złe do sprawdzenia faktury od dostawcy. Strona Dostawy zbiera to z powrotem w jeden wiersz: data, dostawca, dokument dostawy, liczba pozycji, wartość i to, ile z niej jeszcze zostało na stanie. Jeśli ta sama faktura jest księgowana w kilku turach — teraz towar chłodzony, później suchy — wpisanie tego samego numeru dokumentu za każdym razem utrzymuje ją jako jeden wiersz zamiast dzielić na dwa. Otwórz wiersz, aby zobaczyć wszystkie pozycje zebrane razem, niezależnie od tego, ile razy je przyjmowano.
Zapisuj numer dokumentu dostawy przy przyjęciu. Jest widoczny na stronie Dostawy, na partii magazynowej i przy każdym ruchu pobierającym z tego zapasu — dzięki temu po miesiącach wiadomo, na którą fakturę przyszedł dany towar. Możesz też po nim wyszukiwać na stronie Dostawy.
Receptury łączą Magazyn z Twoim menu, dzięki czemu sprzedaż dania automatycznie odejmuje jego składniki. Zobacz Receptury.
Koszty składników z receptury decydują też o tym, ile kosztuje przygotowanie dania i czy jego cena jest dobrze dobrana — zobacz Koszt potraw.
To, ile faktycznie kosztowała sprzedaż zapasów w danym okresie — koszt sprzedaży, odpady, zwroty i marża brutto, w podziale na pozycje menu i produkty — ma teraz własny raport. Zobacz Raport kosztów.
Alkohol (domyślnie w Polsce). Włącz przy produkcie Alkohol, aby nadać mu kategorię zezwolenia (A, B lub C) i moc w % obj. Nie zależy to od kategorii magazynowej produktu: trzymaj napoje w Napojach alkoholowych, podziel je na własne kategorie (wina, mocne alkohole, piwa kraftowe) albo zostaw likier wśród produktów do pieczenia — przeniesienie produktu do innej kategorii nigdy nie zmienia jego danych o alkoholu. Kategoria zezwolenia jest podpowiadana z nazwy produktu, a wybrana ręcznie nigdy nie jest przez nią zmieniana. Receptury używają tych wartości, aby podpowiedzieć, w jakiej kategorii sprzedawany jest koktajl. Jeśli zmienisz kategorię zezwolenia produktu, strona wyświetli potrawy z niego zrobione, których kategoria przestała się zgadzać, z odnośnikami do zastosowania nowej — zobacz Raport sprzedaży alkoholu.
Każdy produkt należy do kategorii. Piętnaście standardowych kategorii jest gotowych w każdym lokalu — Owoce i warzywa, Mięso i drób, Ryby i owoce morza, Nabiał i jaja, Napoje alkoholowe, Opakowania i artykuły jednorazowe, Środki czystości, Inne i inne kategorie. Nowe produkty trafiają do Inne, dopóki nie wybierzesz inaczej. Zarządzasz nimi w Magazyn → Konfiguracja → Kategorie produktów: zmieniasz nazwę kategorii, wyłączasz ją albo dodajesz własną. Kategorie standardowe można przemianować lub wyłączyć, ale nie usunąć; własną kategorię można usunąć tylko wtedy, gdy nie ma w niej produktów. Wyłączonej kategorii nie można nadać produktowi, ale produkty, które już w niej są, ją zachowują.
Kategoria może mieć dwie zasady. Tylko dla dorosłych (18+) oznacza jej produkty znacznikiem 18+ na liście (Napoje alkoholowe mają to domyślnie). Dozwolone w recepturach wyłącza z listy składników towary, z których nie robi się potraw — środki czystości, sprzęt, higienę; receptury, które już używają takiego produktu, go zachowują. Strona Produkty pokazuje kategorię każdego produktu, a po niej można sortować i filtrować.
Jeden produkt, kilka pozycji dostawców. Ten sam produkt często przychodzi pod różnymi nazwami i w różnych opakowaniach — makrela od jednego dostawcy na kilogramy, od drugiego w kartonie 5 kg. Każde z tych ujęć to pozycja przy produkcie: nazwa u dostawcy, jego numer artykułu oraz jednostka i opakowanie, w jakim sprzedaje. Stany, receptury i koszty zostają przy produkcie, niezależnie od tego, pod którą pozycją przyszła dostawa. W Produktach otwórz pozycje produktu, aby edytować pozycję, przenieść ją do innego produktu (jeśli została dopasowana błędnie), zrobić z niej osobny produkt albo ją usunąć. Pozycji, pod którą przyjęto dostawy, nie można usunąć — wyłącz ją. Przeniesienie lub wydzielenie nigdy nie przenosi już przyjętego towaru; za pozycją podążają tylko przyszłe dostawy. Usunięcie dostawcy usuwa także jego pozycje.
Przyjęcie faktury księguje całą fakturę naraz. Wybierz dostawcę, potem wpisz pozycje tak, jak zapisał je dostawca, albo zeskanuj zdjęcie lub PDF (JPG, PNG, WebP lub PDF do 20 MB) — pozycje wypełnią się do sprawdzenia, a nic nie zostanie przyjęte, dopóki nie zapiszesz. Przy każdej pozycji widać, jak została dopasowana: znana pozycja tego dostawcy jest użyta automatycznie, sugerowany produkt pojawia się, gdy istnieje podobny, a nowa pozycja może utworzyć nowy produkt. Ilość i cena są w jednostce z faktury — jeśli dostawca sprzedaje w kartonach, wpisz kartony, a pozycja pokaże, ile to w Twojej jednostce. Zapis księguje wszystko jako jedną dostawę i otwiera ją w Dostawach, gdzie przy każdej pozycji widać też nazwę u dostawcy. Utworzenie nowego produktu z pozycji faktury wymaga uprawnienia do zarządzania produktami. Przyjęcie faktury korzysta tylko z pozycji należącej do dostawcy z faktury i nie przyjmie towaru na wyłączony produkt, niezależnie od sposobu dopasowania pozycji. Jeśli pozycja faktury jest już pozycją wyłączonego produktu, zostanie odrzucona z komunikatem podającym ten produkt; włącz produkt ponownie albo przenieś pozycję w oknie Pozycje dostawców tego produktu. Towar już przyjęty zostaje tam, gdzie był.
To, co kupiono, zużyto i zmarnowano, w podziale na kategorie, ma własny raport. Zobacz Raport magazynowy w Raportach.
Faktury też zmieniają stan. Faktura wystawiona bez zamówienia automatycznie zdejmuje ze stanu swoje pozycje menu (według receptur) i produkty magazynowe — zobacz Faktury bez zamówienia. Korekta od dostawcy z KSeF zwraca towar lub poprawia ceny na dostawie, której dotyczy, a faktura z KSeF o numerze dostawy wpisanej wcześniej ręcznie proponuje połączenie zamiast księgowania towaru drugi raz.

FAQ

P: Czy muszę śledzić każdy składnik?
O: Nie. Śledź to, co warto — drogie towary, rzeczy, które kończą się w najgorszym momencie, wszystko, dla czego chcesz mieć wyliczenia food cost. Produkty, których nie dodasz, po prostu nie są śledzone, a reszta systemu działa dokładnie tak jak wcześniej.

P: Dlaczego nie mogę wybrać gramów dla tego produktu?
O: Lista jednostek pokazuje tylko te, które mierzą to samo co produkt. Jeśli produkt jest liczony w sztukach, gramy się nie pojawią, bo nie ma stałego przelicznika między sztuką a gramem. Jednostkę produktu możesz w każdej chwili zmienić na inną tego samego rodzaju — z kilogramów na gramy — i nie wpłynie to na stan. Przejście na zupełnie inny rodzaj miary to inna sprawa: najpierw wyzeruj stan produktu, dopiero potem zmień jednostkę i przyjmij go ponownie, w przeciwnym razie posiadana ilość zostanie zinterpretowana w nowej mierze.

P: Lista jednostek produktu jest pusta i pokazuje, że jednostka jest nieaktualna. Co robić?
O: Jednostka, w której pierwotnie skonfigurowano produkt, została później zmieniona lub usunięta w ustawieniach jednostek menu, więc nie ma już do czego jej dopasować. Poproś osobę zarządzającą katalogiem o poprawienie jednostki produktu. Nie jest to zmiana do wykonania samodzielnie: jeśli produkt ma już zapas, skala jednostki mogła się zmienić — na przykład kilogram przedefiniowany jako gram — a zapisane ilości trzeba przeliczyć w tym samym kroku, inaczej będą odczytywane błędnie.

P: Wpisałem złą ilość na dostawie. Czy mogę to poprawić?
O: Historii magazynowej celowo nie da się edytować — to zapis tego, co się wydarzyło. Popraw to, odpisując różnicę albo przeprowadzając inwentaryzację i wpisując prawdziwą liczbę. W obu przypadkach korekta jest widoczna w historii, a nie ukryta.

P: Czym różni się Zużyj od Odpisz?
O: Zużyj to zapas wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem — ugotowany, podany, sprzedany. Odpisz to zapas utracony: przeterminowany, uszkodzony, rozlany lub zniszczony przy obróbce. Są rozdzielone, żebyś widział, ile tracisz i dlaczego, zamiast żeby ginęło to w normalnym zużyciu.

P: Co oznacza czerwony lub żółty wiersz na stronie Stany?
O: Czerwony oznacza, że termin ważności już minął — sam dzisiejszy dzień nie liczy się jako przeterminowany. Żółty oznacza coś innego: partia leży dłużej niż termin przydatności produktu, niezależnie od tego, czy ma zapisaną datę ważności, więc warto na nią zerknąć, mimo że technicznie nic nie minęło. Jeśli partia spełnia oba warunki, zobaczysz czerwony — poważniejszy z nich. Żaden z kolorów sam z siebie nie usuwa zapasu ani nie blokuje sprzedaży — to tylko sygnał do działania, nie automatyczny odpis.

P: Co oznacza oznaczenie „Niski”?
O: Produkt spadł do ustawionego stanu minimalnego lub poniżej niego. Ustaw minima na produktach, a potem używaj filtra Tylko poniżej minimum na stronie Stany jako listy zamówień.

P: Czy dwie osoby mogą liczyć podczas tej samej inwentaryzacji?
O: Tak — liczenie jest wspólne, więc kilka osób może jednocześnie wpisywać wyniki dla różnych produktów. Otwarte może być tylko jedno liczenie, co zapobiega księgowaniu sprzecznych korekt.

P: W trakcie liczenia przyszła dostawa. Czy zepsuła inwentaryzację?
O: Nie. Korekta jest mierzona względem stanu z chwili zakończenia liczenia, więc dostawa zostaje uwzględniona. Wiersze, które zmieniły się po rozpoczęciu liczenia, są wyróżnione po otwarciu zakończonej inwentaryzacji, więc widać dokładnie, których to dotyczyło.

P: Policzyłem produkt źle. Czy mogę to cofnąć?
O: Przed zakończeniem liczenia tak — wpisz wartość ponownie albo użyj Wyczyść, żeby przywrócić wiersz do stanu niepoliczonego. Po zakończeniu liczenia korekty są już w historii i nie można ich usunąć; popraw to kolejnym liczeniem lub odpisem.

P: Dlaczego mój zapas jest wart mniej, niż zapłaciłem?
O: Wartość to suma tego, co pozostało w każdej otwartej partii, po cenie tej właśnie partii. Jeśli tańsza dostawa jest nienaruszona, a droższa została zużyta, pozostała wartość odzwierciedla niższą cenę — i to jest poprawna odpowiedź, bo to właśnie zostało.

P: Kto widzi koszty?
O: Obecnie każdy, kto może przeglądać Magazyn, widzi wartości i koszty zapasów. Jeśli Twój lokal musi ukryć ceny przed personelem sali, nie nadawaj im uprawnienia do przeglądania Magazynu.

P: Gdzie zobaczę, ile kosztowała sprzedaż zapasów w danym okresie?
O: To osobny raport w sekcji Raporty — zobacz Raport kosztów. Przeniósł się z Magazynu, ale nadal korzysta z danych Magazynu — koszt sprzedaży, odpady i (tam gdzie danie ma recepturę i pasującą sprzedaż) marżę brutto, w podziale na pozycje menu i produkty.

P: Co mam zrobić z brakiem?
O: Potraktuj go jako pytanie, nie zadanie. Oznacza, że receptura wymaga więcej, niż sądzisz, że dostawa nie została zaksięgowana albo że liczenie jest błędne. Napraw to, co zawiodło, przeprowadź inwentaryzację, jeśli półka i system się nie zgadzają, a potem oznacz wiersz jako sprawdzony.

P: Oznaczyłem brak jako sprawdzony. Czy to naprawiło stan?
O: Nie i nie taki jest cel. Nic się nie przesunęło, gdy brak był zapisywany, więc nie ma czego cofać. To inwentaryzacja poprawia to, co jest na stanie.

P: Czy mogę wyjaśnić, dlaczego doszło do braku, gdy oznaczam go jako sprawdzony?
O: Tak — dotknięcie niesprawdzonego wiersza otwiera okno z opcjonalną notatką przed potwierdzeniem. Jest tam na wszystko, co może się przydać temu, kto spojrzy na to później: dostawa była źle policzona, receptura wymagała więcej niż zakładano, zapas znalazł się gdzie indziej. Zostawienie jej pustej też jest w porządku.

P: Wpisałem większą ilość, niż jest na stanie, w Zużyj lub Odpisz. Co się stało?
O: Pole obniżyło liczbę do tego, co faktycznie jest na stanie. Nie da się pobrać więcej zapasu, niż istnieje, więc większa ilość jest traktowana jako „zużyj wszystko”, a nie odrzucana.

P: Dlaczego Ruchy domyślnie pokazują tylko ten miesiąc?
O: Rejestr tylko rośnie z czasem, a większość pytań dotyczy ostatniej aktywności. Zmień okres u góry — wybierz inny szybki zakres albo ustaw własne daty — i pozostanie tak, dopóki znów go nie zmienisz.

P: Czy sprzedaż dania automatycznie zmniejsza jego składniki?
O: Tak, o ile danie ma recepturę. Bez niej przy sprzedaży nic nie jest odejmowane i zużycie rejestrujesz samodzielnie. Zobacz Receptury.

P: Przyjąłem dostawę. Gdzie mogę ją zobaczyć?
O: Na stronie Dostawy, na górze listy — jest najnowsza. Zobaczysz też wzrost stanu na stronie Stany, z nową partią w wierszu produktu, oraz jedną pozycję Przyjęcie na produkt w Ruchach. Te trzy miejsca odpowiadają na różne pytania: Dostawy to faktura, Stany to stan bieżący, a Ruchy to ślad audytowy.

P: Czym różni się dostawa od partii?
O: Dostawa to jedno przyjęcie, a partia to jeden produkt w jej ramach. Samochód przywożący jedenaście rzeczy to jedna dostawa i jedenaście partii, każda z własną ceną i terminem, bo zapasy zużywane są partiami, od najstarszej.

P: Jak znaleźć dostawę do faktury od dostawcy?
O: Wyszukaj na stronie Dostawy po numerze dokumentu dostawy albo po nazwie dostawcy i w razie potrzeby zawęź zakres dat. Jeśli numer nie został zapisany przy przyjęciu, szukaj po dostawcy i rozpoznaj dostawę po dacie i wartości.

P: Czy produkt musi być w Napojach alkoholowych, żeby był alkoholem?
O: Nie. Decyduje przełącznik Alkohol przy produkcie, niezależnie od jego kategorii, a kategorii z napojami możesz mieć dowolnie wiele. Włączenie przełącznika podpowiada kategorię zezwolenia i moc z nazwy — „Wino czerwone 12%” podpowiada B i 12% — a gdy sam wybierzesz kategorię lub wpiszesz moc, zmiana nazwy już ich nie przestawi.

P: Czy mogę usunąć nieużywaną kategorię standardową?
O: Nie — wyłącz ją. Wyłączona kategoria nie jest już oferowana przy dodawaniu i edycji produktu, a produkty, które już w niej są, ją zachowują. Kategorie dodane przez Ciebie można usunąć, gdy nie ma w nich produktów.

P: Czy mogę usunąć dostawcę?
O: Tak, chyba że jest domyślnym dostawcą jakiegoś produktu — najpierw zmień dostawcę tego produktu. Usunięcie dostawcy usuwa też jego pozycje; dostawy już przyjęte zachowują nazwę z faktury dostawcy, tracą tylko powiązanie z pozycją.

P: Czym jest pozycja dostawcy?
O: To sposób, w jaki jeden dostawca zapisuje produkt na fakturach: jego nazwa, jego numer artykułu oraz jednostka i opakowanie, w jakim go sprzedaje. Produkt może mieć ich kilka — po jednej na dostawcę lub wielkość opakowania. Dzięki nim kolejna pozycja faktury jest rozpoznawana automatycznie i przyjmowana do właściwego produktu.

P: Czy skanowanie faktury przyjmuje towar?
O: Nie. Skanowanie tylko wypełnia pozycje do sprawdzenia i poprawienia. Nic nie zostanie przyjęte ani utworzone, dopóki nie naciśniesz Przyjmij fakturę.

P: Pozycja faktury została dopasowana do złego produktu. Co robić?
O: Przed zapisem zmień wybór przy tej pozycji — wskaż właściwy produkt lub utwórz nowy. Jeśli już przyjęto, otwórz pozycje produktu w Produktach i przenieś pozycję do właściwego produktu. Już przyjęty towar zostaje tam, gdzie go zaksięgowano; w razie potrzeby popraw go odpisem lub inwentaryzacją.

P: Dlaczego nie mogę utworzyć produktu z pozycji faktury?
O: Tworzenie produktów wymaga uprawnienia do zarządzania produktami, osobnego od przyjmowania towaru. Bez niego nadal możesz przyjąć pozycję do istniejącego produktu — wybierz go z listy — albo poprosić współpracownika z tym uprawnieniem.

Q: Dlaczego po włączeniu Alkoholu kategoria jest już wybrana?
A: Jest podpowiadana z nazwy produktu — „Wino czerwone 12%" podpowiada B i 12%. Zmień ją, jeśli jest błędna; gdy sam wybierzesz kategorię lub wpiszesz moc, zmiana nazwy już ich nie przestawi.

Q: Czy mogę przyjąć dostawę prosto z faktury z KSeF?
A: Tak, w Polsce przy włączonym fakturowaniu. Faktury wystawione na Twój NIP pojawiają się w Faktury → Faktury od dostawców → Faktury z KSeF; naciśnij Przyjmij na magazyn, a Przyjęcie faktury otworzy się z gotowymi pozycjami do sprawdzenia i zapisania.