Magazyn

Do czego służy

Magazyn śledzi towary, które trzyma Twoja kuchnia — ile masz, ile to kosztowało i z której dostawy pochodzi. Rejestrujesz dostawy w miarę ich przyjmowania, odpisujesz to, co zostało zużyte lub zepsute, i przeliczasz półkę zawsze, gdy chcesz sprawdzić system z rzeczywistością. Każda zmiana trafia do historii, do której możesz wrócić, a ponieważ każda dostawa jest wyceniana osobno, wartość zapasów to tyle, ile faktycznie zapłacono, a nie średnia.

Pierwsze kroki

Administrator włącza funkcję Magazyn dla Twojego lokalu w Ustawienia → Dostęp do funkcji, jeśli nie jest jeszcze włączona. W menu bocznym pojawi się wtedy Magazyn z sekcjami Stany, Produkty, Dostawcy, Ruchy, Dostawy, Inwentaryzacja, Planowanie zakupów i Konfiguracja.
Otwórz Dostawcy i dodaj firmy, od których kupujesz — nazwa, osoba kontaktowa, telefon, e-mail, NIP, adres. Możesz to pominąć i dodać dostawców później, ale ich zapisanie ułatwia śledzenie dostaw.
Otwórz Produkty i dodaj każdy towar, który chcesz śledzić: nazwę (np. „Marchew”), opcjonalnie SKU oraz jednostkę, w której jest liczony. Opcjonalnie ustaw stan minimalny, termin przydatności w dniach i domyślnego dostawcę.
Otwórz Stany i naciśnij Przyjmij, aby zaksięgować pierwszą dostawę: wybierz produkt, podaj ilość i cenę za jednostkę oraz — opcjonalnie — datę ważności, numer partii i numer faktury od dostawcy. Zostaw numer partii pusty, a zostanie wygenerowany automatycznie.
Użyj Zużyj dla zapasów wykorzystanych w kuchni i Odpisz dla zapasów utraconych — przeterminowanych, uszkodzonych, rozlanych lub straconych przy obróbce. Oba przyciski są na pasku narzędzi i w wierszu każdego produktu.
Otwórz Ruchy w dowolnym momencie, aby zobaczyć pełną historię: co przyszło, co wyszło, kiedy, przez kogo i ile kosztowało.
Gdy chcesz sprawdzić system z półką, otwórz Inwentaryzacja, naciśnij Rozpocznij liczenie, wpisz to, co faktycznie policzono, i naciśnij Zakończ liczenie.
Otwórz Dostawy, aby zobaczyć każde przyjęcie tak, jak przyszło — jeden wiersz na dostawę, a nie na produkt — i otwórz wybraną, by zobaczyć jej pozycje, ceny i to, ile zostało.
Otwórz Braki, jeśli sprzedano coś, na co zapasy nie wystarczyły. Dotknij wiersza, by zapisać, co się stało, i oznaczyć go jako sprawdzony.

Warto wiedzieć

Każda dostawa to osobna partia, a zawsze zużywana jest najstarsza. Rozwiń wiersz produktu na stronie Stany, aby zobaczyć otwarte partie w dokładnie takiej kolejności, w jakiej zapasy będą z nich pobierane, wraz z pozostałą ilością, kosztem jednostkowym i wartością każdej z nich.
Koszty są dokładne, a nie uśrednione. Jeśli zużyjesz 12 kg obejmujące dostawę kupioną po 4,00 i dostawę po 4,50, historia zapisze obie części osobno, każdą po własnej cenie. To właśnie sprawia, że wyliczenia food cost są wiarygodne.
Produkt jest liczony w jednej jednostce, ale możesz pracować w dowolnej jednostce mierzącej to samo. Przyjmij w kilogramach, zużyj w gramach — system przeliczy. Jednostki mierzące różne rzeczy pozostają rozdzielone: sztuki i porcje nigdy nie są wymienne, bo nie ma poprawnego sposobu przeliczenia jednych na drugie. W listach wyboru pojawiają się tylko jednostki zgodne z produktem.
Jeśli lista jednostek produktu jest pusta i pojawia się informacja, że jednostka jest nieaktualna, oznacza to, że jednostka, w której pierwotnie skonfigurowano produkt, została później zmieniona lub usunięta w ustawieniach jednostek menu, więc nic obecnie jej nie odpowiada. Naprawa polega na poprawieniu jednostki produktu i należy do osoby zarządzającej katalogiem — zapisane już ilości mogą wymagać jednoczesnego przeliczenia, więc nie jest to zmiana do wykonania samodzielnie.
Same jednostki konfiguruje się w menu, a nie w Magazynie — patrz Konfiguracja w sekcji Menu i katalog. Możesz zmienić nazwy wbudowanych jednostek na własny język i dodać swoje, definiując każdą jako wielokrotność innej.
Historia magazynowa nigdy nie jest edytowana. Korekta to nowy wpis, a nie zmiana starego, więc rejestr zawsze sumuje się do faktycznego stanu. Nic, co zapiszesz, nie zniknie później.
Ustaw stan minimalny, aby otrzymywać oznaczenie „Niski”. Strona Stany ma filtr Tylko poniżej minimum, dzięki czemu zobaczysz w jednym widoku wszystko, co wymaga zamówienia.
Termin przydatności podpowiada datę ważności. Jeśli produkt ma termin 5 dni, formularz przyjęcia zaproponuje datę ważności za pięć dni — zawsze możesz ją zmienić.
Strona Stany koloruje problem z terminem ważności, żeby łatwo go dostrzec. Cały wiersz staje się czerwony, gdy minie jego termin ważności — sam dzisiejszy dzień się nie liczy, partia z dzisiejszą datą jest wciąż dobra. Wiersz staje się żółty, gdy leży dłużej niż termin przydatności produktu, niezależnie od tego, co mówi jego data ważności — to nie znaczy, że faktycznie się zepsuł, tylko że warto na niego zerknąć, dlatego żółty, a nie czerwony. Jeśli partia spełnia oba warunki, pokazuje się czerwony — poważniejszy z nich. Kolor pojawia się w wierszu produktu i przy samej partii w rozwiniętej liście. Nikt nie zostaje powiadomiony — trzeba samodzielnie otworzyć stronę, żeby to zobaczyć.
Inwentaryzacja nie zmienia niczego, dopóki jej nie zakończysz. Możesz rozpocząć liczenie, wpisywać wyniki przez godzinę i anulować je — zapasy pozostaną nietknięte, a w historii nic się nie pojawi. Jednocześnie może być otwarte tylko jedno liczenie.
Pozostawienie produktu pustego pomija go; policzenie zera to wynik. Puste pole oznacza „nie liczyłem tego” i zostaje bez zmian. Wpisanie 0 oznacza „nie ma nic” i księguje korektę. Użyj Wyczyść, aby przywrócić wiersz do stanu niepoliczonego.
Liczenie jest mierzone względem stanu z chwili zakończenia, a nie z chwili rozpoczęcia. Jeśli dostawa zostanie zaksięgowana, gdy jeszcze liczysz, korekta ją uwzględni, a wiersz zostanie wyróżniony w szczegółach liczenia, żeby było widać, dlaczego liczby się zmieniły.
Nadwyżka znaleziona podczas liczenia jest wyceniana po ostatnim znanym koszcie produktu lub po zerze, jeśli nigdy nie był kupowany. Zapas, który pojawił się bez dostawy, nie ma własnej ceny, a jej wymyślenie zawyżyłoby wartość magazynu.
Brak oznacza, że ktoś sprzedał coś, na co zapasy nie wystarczyły. Jest zapisywany, gdy kasjer mimo ostrzeżenia poszedł dalej. Każdy wiersz pokazuje produkt, ile było potrzebne, ile było i ile zabrakło. Lista powinna być krótka — każdy wpis warto przeczytać, bo oznacza, że gdzieś jest błąd w recepturze, dostawie albo liczeniu.
Oznaczenie braku jako sprawdzonego nie zmienia stanu. Nic się nie przesunęło, gdy wiersz był zapisywany, więc nie ma czego cofać; to tylko usuwa go z widoku. Aby poprawić to, co faktycznie jest na półce, przeprowadź inwentaryzację. Dotknięcie niesprawdzonego wiersza otwiera małe okno, w którym możesz zostawić notatkę o tym, co się stało — dostawa była źle policzona, receptura była błędna, towar znalazł się gdzie indziej — zanim potwierdzisz; notatka jest opcjonalna i zostaje przy wierszu dla każdego, kto spojrzy na niego później. Sprawdzone wiersze pozostają widoczne pod Pokaż rozwiązane — to historia, nie bałagan — i nie są już klikalne, bo nie ma z nimi już nic do zrobienia.
Nie możesz odpisać ani zużyć więcej, niż faktycznie jest na półce. Jeśli wpiszesz większą ilość, niż jest naprawdę, pole samo obniży się do tego, co jest — traktuj to jako skrót do „wszystko, co zostało”, a nie błąd.
Strona Ruchy otwiera się z widokiem bieżącego miesiąca, a nie pełnej historii. Zmień to tym samym wyborem okresu co na stronach Raportów — szybkie opcje takie jak Ten tydzień czy Poprzedni miesiąc, albo własne daty Od/Do — a lista aktualizuje się na miejscu, bez ukrywania tego, co już jest na ekranie.
Liczenie w Inwentaryzacji ma przyciski +1/−1 obok wpisywania liczby. Wielokrotne naciskanie ich nie wysyła zapytania za każdym razem — czeka chwilę po zakończeniu klikania i zapisuje jednorazowo, więc licznik i różnica aktualizują się od razu, a do serwera trafia tylko jeden zapis.
Uprawnienia są osobne dla każdego obszaru. Lokal może pozwolić kucharzowi odpisywać straty bez prawa do edycji produktów albo pozwolić kierownikowi prowadzić inwentaryzacje bez dostępu do dostawców. Personel, który może przeglądać Magazyn, ale nim nie zarządzać, po prostu nie widzi przycisków akcji.
Dostawy grupowane są po tym, co faktycznie przyjechało, a nie po tym, ile razy je zaksięgowano. Historia ruchów wypisuje jeden wiersz na produkt, co jest dobre do prześledzenia jednego składnika i złe do sprawdzenia faktury od dostawcy. Strona Dostawy zbiera to z powrotem w jeden wiersz: data, dostawca, dokument dostawy, liczba pozycji, wartość i to, ile z niej jeszcze zostało na stanie. Jeśli ta sama faktura jest księgowana w kilku turach — teraz towar chłodzony, później suchy — wpisanie tego samego numeru dokumentu za każdym razem utrzymuje ją jako jeden wiersz zamiast dzielić na dwa. Otwórz wiersz, aby zobaczyć wszystkie pozycje zebrane razem, niezależnie od tego, ile razy je przyjmowano.
Zapisuj numer dokumentu dostawy przy przyjęciu. Jest widoczny na stronie Dostawy, na partii magazynowej i przy każdym ruchu pobierającym z tego zapasu — dzięki temu po miesiącach wiadomo, na którą fakturę przyszedł dany towar. Możesz też po nim wyszukiwać na stronie Dostawy.
Receptury łączą Magazyn z Twoim menu, dzięki czemu sprzedaż dania automatycznie odejmuje jego składniki. Zobacz Receptury.
Koszty składników z receptury decydują też o tym, ile kosztuje przygotowanie dania i czy jego cena jest dobrze dobrana — zobacz Koszt potraw.
To, ile faktycznie kosztowała sprzedaż zapasów w danym okresie — koszt sprzedaży, odpady, zwroty i marża brutto, w podziale na pozycje menu i produkty — ma teraz własny raport. Zobacz Raport kosztów.

FAQ

P: Czy muszę śledzić każdy składnik?
O: Nie. Śledź to, co warto — drogie towary, rzeczy, które kończą się w najgorszym momencie, wszystko, dla czego chcesz mieć wyliczenia food cost. Produkty, których nie dodasz, po prostu nie są śledzone, a reszta systemu działa dokładnie tak jak wcześniej.

P: Dlaczego nie mogę wybrać gramów dla tego produktu?
O: Lista jednostek pokazuje tylko te, które mierzą to samo co produkt. Jeśli produkt jest liczony w sztukach, gramy się nie pojawią, bo nie ma stałego przelicznika między sztuką a gramem. Jednostkę produktu możesz w każdej chwili zmienić na inną tego samego rodzaju — z kilogramów na gramy — i nie wpłynie to na stan. Przejście na zupełnie inny rodzaj miary to inna sprawa: najpierw wyzeruj stan produktu, dopiero potem zmień jednostkę i przyjmij go ponownie, w przeciwnym razie posiadana ilość zostanie zinterpretowana w nowej mierze.

P: Lista jednostek produktu jest pusta i pokazuje, że jednostka jest nieaktualna. Co robić?
O: Jednostka, w której pierwotnie skonfigurowano produkt, została później zmieniona lub usunięta w ustawieniach jednostek menu, więc nie ma już do czego jej dopasować. Poproś osobę zarządzającą katalogiem o poprawienie jednostki produktu. Nie jest to zmiana do wykonania samodzielnie: jeśli produkt ma już zapas, skala jednostki mogła się zmienić — na przykład kilogram przedefiniowany jako gram — a zapisane ilości trzeba przeliczyć w tym samym kroku, inaczej będą odczytywane błędnie.

P: Wpisałem złą ilość na dostawie. Czy mogę to poprawić?
O: Historii magazynowej celowo nie da się edytować — to zapis tego, co się wydarzyło. Popraw to, odpisując różnicę albo przeprowadzając inwentaryzację i wpisując prawdziwą liczbę. W obu przypadkach korekta jest widoczna w historii, a nie ukryta.

P: Czym różni się Zużyj od Odpisz?
O: Zużyj to zapas wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem — ugotowany, podany, sprzedany. Odpisz to zapas utracony: przeterminowany, uszkodzony, rozlany lub zniszczony przy obróbce. Są rozdzielone, żebyś widział, ile tracisz i dlaczego, zamiast żeby ginęło to w normalnym zużyciu.

P: Co oznacza czerwony lub żółty wiersz na stronie Stany?
O: Czerwony oznacza, że termin ważności już minął — sam dzisiejszy dzień nie liczy się jako przeterminowany. Żółty oznacza coś innego: partia leży dłużej niż termin przydatności produktu, niezależnie od tego, czy ma zapisaną datę ważności, więc warto na nią zerknąć, mimo że technicznie nic nie minęło. Jeśli partia spełnia oba warunki, zobaczysz czerwony — poważniejszy z nich. Żaden z kolorów sam z siebie nie usuwa zapasu ani nie blokuje sprzedaży — to tylko sygnał do działania, nie automatyczny odpis.

P: Co oznacza oznaczenie „Niski”?
O: Produkt spadł do ustawionego stanu minimalnego lub poniżej niego. Ustaw minima na produktach, a potem używaj filtra Tylko poniżej minimum na stronie Stany jako listy zamówień.

P: Czy dwie osoby mogą liczyć podczas tej samej inwentaryzacji?
O: Tak — liczenie jest wspólne, więc kilka osób może jednocześnie wpisywać wyniki dla różnych produktów. Otwarte może być tylko jedno liczenie, co zapobiega księgowaniu sprzecznych korekt.

P: W trakcie liczenia przyszła dostawa. Czy zepsuła inwentaryzację?
O: Nie. Korekta jest mierzona względem stanu z chwili zakończenia liczenia, więc dostawa zostaje uwzględniona. Wiersze, które zmieniły się po rozpoczęciu liczenia, są wyróżnione po otwarciu zakończonej inwentaryzacji, więc widać dokładnie, których to dotyczyło.

P: Policzyłem produkt źle. Czy mogę to cofnąć?
O: Przed zakończeniem liczenia tak — wpisz wartość ponownie albo użyj Wyczyść, żeby przywrócić wiersz do stanu niepoliczonego. Po zakończeniu liczenia korekty są już w historii i nie można ich usunąć; popraw to kolejnym liczeniem lub odpisem.

P: Dlaczego mój zapas jest wart mniej, niż zapłaciłem?
O: Wartość to suma tego, co pozostało w każdej otwartej partii, po cenie tej właśnie partii. Jeśli tańsza dostawa jest nienaruszona, a droższa została zużyta, pozostała wartość odzwierciedla niższą cenę — i to jest poprawna odpowiedź, bo to właśnie zostało.

P: Kto widzi koszty?
O: Obecnie każdy, kto może przeglądać Magazyn, widzi wartości i koszty zapasów. Jeśli Twój lokal musi ukryć ceny przed personelem sali, nie nadawaj im uprawnienia do przeglądania Magazynu.

P: Gdzie zobaczę, ile kosztowała sprzedaż zapasów w danym okresie?
O: To osobny raport w sekcji Raporty — zobacz Raport kosztów. Przeniósł się z Magazynu, ale nadal korzysta z danych Magazynu — koszt sprzedaży, odpady i (tam gdzie danie ma recepturę i pasującą sprzedaż) marżę brutto, w podziale na pozycje menu i produkty.

P: Co mam zrobić z brakiem?
O: Potraktuj go jako pytanie, nie zadanie. Oznacza, że receptura wymaga więcej, niż sądzisz, że dostawa nie została zaksięgowana albo że liczenie jest błędne. Napraw to, co zawiodło, przeprowadź inwentaryzację, jeśli półka i system się nie zgadzają, a potem oznacz wiersz jako sprawdzony.

P: Oznaczyłem brak jako sprawdzony. Czy to naprawiło stan?
O: Nie i nie taki jest cel. Nic się nie przesunęło, gdy brak był zapisywany, więc nie ma czego cofać. To inwentaryzacja poprawia to, co jest na stanie.

P: Czy mogę wyjaśnić, dlaczego doszło do braku, gdy oznaczam go jako sprawdzony?
O: Tak — dotknięcie niesprawdzonego wiersza otwiera okno z opcjonalną notatką przed potwierdzeniem. Jest tam na wszystko, co może się przydać temu, kto spojrzy na to później: dostawa była źle policzona, receptura wymagała więcej niż zakładano, zapas znalazł się gdzie indziej. Zostawienie jej pustej też jest w porządku.

P: Wpisałem większą ilość, niż jest na stanie, w Zużyj lub Odpisz. Co się stało?
O: Pole obniżyło liczbę do tego, co faktycznie jest na stanie. Nie da się pobrać więcej zapasu, niż istnieje, więc większa ilość jest traktowana jako „zużyj wszystko”, a nie odrzucana.

P: Dlaczego Ruchy domyślnie pokazują tylko ten miesiąc?
O: Rejestr tylko rośnie z czasem, a większość pytań dotyczy ostatniej aktywności. Zmień okres u góry — wybierz inny szybki zakres albo ustaw własne daty — i pozostanie tak, dopóki znów go nie zmienisz.

P: Czy sprzedaż dania automatycznie zmniejsza jego składniki?
O: Tak, o ile danie ma recepturę. Bez niej przy sprzedaży nic nie jest odejmowane i zużycie rejestrujesz samodzielnie. Zobacz Receptury.

P: Przyjąłem dostawę. Gdzie mogę ją zobaczyć?
O: Na stronie Dostawy, na górze listy — jest najnowsza. Zobaczysz też wzrost stanu na stronie Stany, z nową partią w wierszu produktu, oraz jedną pozycję Przyjęcie na produkt w Ruchach. Te trzy miejsca odpowiadają na różne pytania: Dostawy to faktura, Stany to stan bieżący, a Ruchy to ślad audytowy.

P: Czym różni się dostawa od partii?
O: Dostawa to jedno przyjęcie, a partia to jeden produkt w jej ramach. Samochód przywożący jedenaście rzeczy to jedna dostawa i jedenaście partii, każda z własną ceną i terminem, bo zapasy zużywane są partiami, od najstarszej.

P: Jak znaleźć dostawę do faktury od dostawcy?
O: Wyszukaj na stronie Dostawy po numerze dokumentu dostawy albo po nazwie dostawcy i w razie potrzeby zawęź zakres dat. Jeśli numer nie został zapisany przy przyjęciu, szukaj po dostawcy i rozpoznaj dostawę po dacie i wartości.

P: Przyjąłem jedną fakturę w dwóch partiach — czy to będzie jedna dostawa, czy dwie?
O: Jedna, o ile za każdym razem wpiszesz tego samego dostawcę i ten sam numer dokumentu dostawy. Strona Dostawy grupuje po dostawcy i numerze dokumentu, a nie po tym, ile razy coś przyjąłeś. Jeśli zostawisz numer pusty, każde przyjęcie pokaże się jako osobna dostawa, bo nic ich wtedy nie łączy.