Zamówienia

Do czego służy

Zamówienia to miejsce, w którym personel przyjmuje nowe zamówienia, śledzi te w trakcie realizacji i przegląda wcześniejsze zamówienia. Obejmuje ekran kasowy do dodawania pozycji i przyjmowania płatności, widok aktywnych zamówień do śledzenia tego, co jest jeszcze przygotowywane lub podawane, oraz historię zamówień do paragonów, zwrotów i reklamacji.

Pierwsze kroki

Otwórz ekran Nowe zamówienie. Jeśli typy zamówień są włączone w Twoim lokalu, wybierz jeden u góry (na miejscu, na wynos, dostawa itd.).
Wybieraj pozycje z menu, aby dodać je do bieżącego paragonu. Jeśli pozycja ma rozmiary lub opcje, zostaniesz najpierw poproszony o ich wybór.
Zmieniaj ilość przyciskami plus/minus, dodawaj notatkę do pozycji lub oznacz ją do odłożenia, jeśli kuchnia nie powinna jeszcze jej zaczynać.
Użyj opcji Dodaj modyfikator, jeśli musisz doliczyć dodatkową opłatę lub zastosować rabat kwotowy/procentowy do całego paragonu.
Naciśnij Klient (w menu ⋯ Więcej akcji), jeśli chcesz przypisać to zamówienie do profilu klienta. Wyszukaj go po imieniu lub telefonie, albo dodaj od razu, jeśli to nowa osoba. Jeśli klient ma już kartę lojalnościową, jej rabat zostaje naliczony na rachunek w momencie wyboru.
Sprawdź kwotę netto, podatek i sumę w panelu podsumowania nad przyciskami akcji.
Naciśnij Zastosuj zamówienie, aby wysłać zamówienie do kuchni bez pobierania płatności (jeśli Twój lokal na to pozwala), lub naciśnij Zapłać, aby od razu przyjąć płatność.
W oknie płatności wybierz metodę — gotówka, karta lub płatność online — i potwierdź. W Polsce możesz też wpisać NIP nabywcy, aby paragon stał się fakturą uproszczoną, jeśli kwota nie przekracza ustalonego limitu.
Po opłaceniu zobaczysz podsumowanie zamówienia w trybie tylko do odczytu, zanim rozpoczniesz kolejne.
Otwórz Aktywne zamówienia, aby zobaczyć wszystko, co jest obecnie przygotowywane lub podawane — rozwiń zamówienie, aby zobaczyć pozycje i płatności, dodać kolejne pozycje, oznaczyć pozycje jako dostarczone lub zakończyć zamówienie.
Otwórz Historię zamówień, aby wyszukać wcześniejsze zamówienia, wydrukować ponownie paragon albo obsłużyć zwrot lub reklamację.

Warto wiedzieć

Możesz pracować na kilku paragonach jednocześnie za pomocą zakładek — każda zakładka to osobne zamówienie. Zakładki można w każdej chwili zmienić nazwę lub zamknąć.
Jeśli spróbujesz opuścić ekran Nowe zamówienie, mając pozycje wciąż na paragonie, zostaniesz poproszony o potwierdzenie — możesz zostać lub opuścić ekran.
Jeśli ekran zablokuje się (ręcznie lub po okresie bezczynności), gdy masz niewysłane zamówienie, jest ono zapisywane automatycznie i przywracane dokładnie w takim stanie, w jakim je zostawiłeś, po ponownym zalogowaniu.
Podatek jest pokazywany albo jako kwota doliczana do ceny, albo jako już wliczona w cenę — zależnie od ustawień lokalu. Jeśli podatek jest wyłączony w Twoim lokalu, wiersz podatku w ogóle się nie pojawia.
Pozycje trafiają na ekran kuchenny tylko wtedy, gdy wyświetlacz kuchenny jest włączony, a pozycja jest przypisana do stanowiska przygotowania. W przeciwnym razie pozycje są od razu oznaczane jako gotowe — nie trzeba nic dodatkowo robić.
Pozycja oznaczona jako „odłóż" czeka, aż ktoś ją wznowi w Aktywnych zamówieniach; do tego momentu nie trafia do kuchni.
W Aktywnych zamówieniach każda grupa zamówień jest oznaczona małą ikoną, po której następuje nazwa stolika lub numer pagera — ikona stolika oznacza zamówienie na miejscu, a ikona pagera oznacza urządzenie przywoławcze. Najedź na ikonę, jeśli chcesz potwierdzić, o co chodzi.
Niektóre działania są dostępne tylko dla menedżerów: przetwarzanie zwrotów, zamykanie zamówienia z odrzuconymi pozycjami oraz obsługa reklamacji i zwrotów.
Typy zamówień (na miejscu, na wynos, dostawa, online, firmowe) są opcjonalne — menedżer włącza je i ustawia domyślny typ w ustawieniach zamówień.
Wybór typu Dostawa ukrywa wybór stolika. Dostawa jedzie pod adres, a nie do stolika, więc po wybraniu Dostawy pole stolika znika, a jego miejsce zajmuje przycisk Klient do wyboru adresu dostawy.
Wybór stolika, na którego gościa czekamy, prosi najpierw o potwierdzenie. Jeśli wybrany stolik ma rezerwację, która się spóźnia albo zaraz się rozpocznie, pojawia się okno z imieniem gościa i zarezerwowaną godziną, przypominające, że kontynuacja sadza gościa i rozpoczyna jego rezerwację. Potwierdź, aby posadzić gościa i kontynuować zamówienie, albo anuluj, aby wybrać inny stolik — w każdym przypadku wycofania się wybór stolika wraca do pustego. Pojawia się to tylko wtedy, gdy funkcja Stoliki i rezerwacje jest włączona i masz uprawnienia do rezerwacji.
Dodawanie pozycji do zamówienia, które zostało już wysłane do kuchni, jest możliwe, dopóki zamówienie nie jest zakończone ani anulowane — wcześniej wysłane pozycje pozostają zablokowane, a edytować można tylko nowe, przed ich wysłaniem.
Jeśli danie na rachunku nie może być przygotowane z posiadanych zapasów, pojawia się ostrzeżenie z nazwą tego, czego brakuje. To rada, a nie blokada — zamówienie zawsze możesz przyjąć, bo na półce czasem jest coś, o czym system nie wie. Sprawdzenie obejmuje cały rachunek, a nie pojedyncze pozycje, więc dwa dania używające tego samego składnika zostaną wychwycone, nawet gdy każde osobno byłoby możliwe, i powtarza się tuż przed wysłaniem zamówienia, na wypadek gdyby inna kasa zabrała w międzyczasie ostatnią porcję. Pojawia się tylko wtedy, gdy pozycja ma recepturę — zobacz Receptury.
Przy nazwie pozycji na samym rachunku zostaje mała ikona ostrzeżenia, nie tylko w wyskakującym ostrzeżeniu — widoczna tak długo, jak długo zamówienie można jeszcze zmienić. Wariant pozycji sprawdzany jest osobno — jeden wariant może być niedostępny, gdy inny nadal jest — a pozycja już wysłana do kuchni jej nie pokazuje, bo i tak nie da się jej stąd zmienić.
Zwroty nie cofają wydrukowanego paragonu fiskalnego na kasie — zgodnie z przepisami są rejestrowane w ewidencji zwrotów, a pieniądze są zwracane klientowi, z opcjonalnym wydrukiem protokołu zwrotu do podpisu.
Jeśli paragon zawiera już wszystkie pozycje wchodzące w skład zestawu/combo, zostaniesz jednym kliknięciem poproszony o połączenie ich w zestaw i zaoszczędzenie różnicy — możesz to zaakceptować lub odrzucić i zostawić pozycje osobno.
Dodanie zestawu/combo, którego jeden ze składników ma wymagany wybór (np. dodatek, do którego trzeba wybrać sos), nadal poprosi Cię o ten wybór, po jednej opcji naraz — tak samo, jakby ten składnik został dodany osobno.
Przy zamówieniu z dostawą okno płatności oferuje też „Gotówka przy odbiorze” i „Karta przy odbiorze” — wybierz jedną z tych opcji, gdy pieniądze przy drzwiach przyjmuje kurier, a nie kasjer. Wybranie takiej metody nie oznacza zamówienia jako opłacone — zamówienie pozostaje otwarte, z zapisaną wybraną metodą płatności, dopóki ktoś nie zamknie go naprawdę po powrocie kuriera z pieniędzmi.
Aktywne zamówienia i Historię zamówień można filtrować po metodzie płatności i po typie zamówienia. Użyj filtrów nad listą, aby zawęzić ją do jednej lub kilku metod płatności albo typów zamówienia; każdy wiersz pokazuje też małą plakietkę z typem zamówienia oraz — gdy jest już zapisana — metodą płatności, dzięki czemu widać to na pierwszy rzut oka bez otwierania zamówienia.
Wiele z tych zachowań menedżer włącza i dostraja w Konfiguracji: wybór typu zamówienia i jego wartość domyślną, wiele rachunków na zamówienie, podział paragonu, wymóg płatności przed przyjęciem zamówienia, zezwolenie na nadpłatę, dozwolone metody płatności oraz opcjonalne pola, takie jak stolik, numer pagera i licznik „gotowe na". Zobacz artykuł Konfiguracja.
Karta rabatowa lub kupon zastosowane do zamówienia pozostają widoczne — jako osobna pozycja i w kwocie łącznej — wszędzie tam, gdzie to zamówienie później się pojawia: na ekranie kasy, w Aktywnych zamówieniach i w Historii zamówień. Zobacz Rabaty.
Jeśli rabat lub kupon obniży sumę rachunku do zera, okno płatności nadal pozwala go zamknąć — oferuje dokładnie jedną metodę płatności do potwierdzenia, a nic nie zostaje pobrane.
Przypisanie klienta jest opcjonalne dla większości typów zamówień, ale wymagane dla dostawy. Po wybraniu typu Dostawa obok wyboru typu zamówienia pojawia się przycisk Klient — jest wyróżniony, dopóki nie wybierzesz zarówno klienta, jak i jednego z jego adresów dostawy, i dopóki tego nie zrobisz, nie da się wysłać zamówienia ani przyjąć płatności.
Rabat z karty lojalnościowej klienta nalicza się automatycznie. Gdy tylko wybierzesz, dla kogo jest zamówienie, każda aktywna karta lojalnościowa z jego profilu jest od razu stosowana na rachunku — nie trzeba jej osobno wyszukiwać w oknie płatności. Jeśli zmienisz klienta na innego, rabat z karty poprzedniego znika razem z nim; rabat dodany ręcznie pozostaje.
Możesz zarejestrować zupełnie nowego klienta, nie wychodząc z zamówienia. Jeśli osoba, której szukasz, nie znajduje się na liście, dodaj ją od razu w oknie wyszukiwania klienta — wystarczy imię oraz telefon lub e-mail; pełny profil (adresy, tagi, notatki) można uzupełnić później w Klienci.
Adres dostawy też można dodać na miejscu. Jeśli wybrany klient nie ma jeszcze zapisanego adresu albo potrzebuje nowego, dodaj go bezpośrednio w oknie Klient — ulica i numer domu/budynku są wymagane, a numer mieszkania, miasto, kod pocztowy oraz informacje o wejściu (klatka, piętro, kod do domofonu) są opcjonalne.
Zmiana klienta przypisanego do zamówienia albo adresu dostawy działa tak samo w zamówieniu, które właśnie edytujesz, jak i w zupełnie nowym.

Najczęstsze pytania

P: Jaka jest różnica między „Zastosuj zamówienie" a „Zapłać"?
O: „Zastosuj zamówienie" wysyła zamówienie do kuchni bez pobierania płatności — przydatne, gdy klient zapłaci później. „Zapłać" od razu przyjmuje płatność. Niektóre lokale wymagają płatności z góry — w takim przypadku opcja „Zastosuj zamówienie" nie będzie dostępna.

P: Zablokowałem ekran w trakcie tworzenia zamówienia — czy je straciłem?
O: Nie. Wersja robocza zamówienia, wraz ze wszystkimi pozycjami, notatkami i ilościami, jest zapisywana automatycznie przy blokadzie ekranu i przywracana dokładnie w takim stanie, w jakim ją zostawiłeś, po ponownym zalogowaniu.

P: Czy mogę dodać kolejne pozycje do zamówienia, które zostało już wysłane?
O: Tak, dopóki zamówienie nie zostało zakończone ani anulowane. Otwórz je w Aktywnych zamówieniach i użyj opcji „Dodaj pozycje" — wcześniej wysłane pozycje pozostają zablokowane, a nowe dodajesz do nich.

P: Co się dzieje, gdy kuchnia odrzuci pozycję?
O: Pozycja zostaje oznaczona jako odrzucona i zdejmowana z sumy zamówienia. Jeśli zamówienie było już opłacone, menedżer może przetworzyć zwrot za tę pozycję; jeśli nie było jeszcze opłacone, kwota po prostu znika z rachunku. Jeśli Twój lokal śledzi zapasy, jej składniki wracają automatycznie na stan, bo danie nigdy nie zostało podane.

P: Dlaczego przy niektórych zamówieniach w Aktywnych zamówieniach nie widzę przycisku „Zapłać"?
O: Przycisk Zapłać jest ukryty, dopóki zamówienie ma nierozwiązaną odrzuconą pozycję — najpierw rozwiąż ją lub zwróć środki.

P: Czy mogę podzielić płatność za rachunek na dwa sposoby płatności?
O: Tak, okno płatności pozwala podzielić jedno zamówienie na kilka płatności, aż pokryją całą sumę.

P: Jak dokonać zwrotu środków klientowi?
O: Menedżerowie mogą przetworzyć zwrot z Historii zamówień lub Aktywnych zamówień. Ze względu na zgodność z przepisami sam pierwotny paragon nie jest anulowany na kasie — zwrot jest rejestrowany, a w razie potrzeby oferowany jest wydruk protokołu zwrotu do podpisu klienta.

P: Dlaczego suma na wydrukowanym paragonie czasem różni się od sumy pokazywanej na ekranie?
O: Jeśli podatek jest wliczony w ceny, suma na ekranie i na paragonie już go zawiera; jeśli podatek jest doliczany osobno, obie sumy pokażą go jako oddzielny wiersz. W obu przypadkach sumy zgadzają się po sprawdzeniu podziału podatku w podsumowaniu.

P: Dodałem pozycje pojedynczo i pojawiło się okienko z propozycją zestawu — co to takiego?
O: Kasa zauważyła, że na paragonie jest już wszystko, co potrzebne do zestawu/combo, i zaproponowała zamianę tych osobnych pozycji na zestaw w jego cenie. Naciśnij „Połącz”, aby zaakceptować, albo odrzuć, aby zostawić pozycje osobno na paragonie.

P: Dodałem zestaw i zostałem poproszony o wybór opcji, np. sosu, dla jednego ze składników — czy to normalne?
O: Tak — jeśli którykolwiek składnik zestawu ma wymagany wybór, jesteś o niego pytany od razu przy dodawaniu zestawu, po jednej opcji naraz, dokładnie tak, jakbyś dodał ten składnik osobno.

P: Co oznacza mała ikona przy numerze stolika lub pagera w Aktywnych zamówieniach?
O: To po prostu szybka wskazówka wizualna zamiast słowa — ikona stolika oznacza, że zamówienie należy do stolika na sali, a ikona pagera oznacza, że jest powiązane z urządzeniem przywoławczym. Najedź na nią, aby sprawdzić, o którą chodzi.

P: Wybrałem stolik do zamówienia na miejscu i zostałem poproszony o potwierdzenie rezerwacji — o co chodzi?
O: Przy tym stoliku gość się spóźnia albo zaraz przyjdzie. Potwierdzenie sadza tego gościa — jego rezerwacja zostaje oznaczona jako „przybyły” — a Ty kontynuujesz tworzenie zamówienia dla niego. Jeśli zamiast tego anulujesz, rezerwacja się nie zmienia i musisz wybrać inny stolik.

P: Dlaczego rachunek w Aktywnych zamówieniach pokazuje niższą kwotę niż suma jego pozycji?
O: Wcześniej zastosowana karta rabatowa lub kupon nadal działają — kwota już je uwzględnia, razem z pozycją pokazującą, ile obniżyły. Zobacz Rabaty.

P: Rabat obniżył sumę rachunku do zera — jak go zamknąć?
O: Okno płatności nadal pozwala go zakończyć. Oferuje dokładnie jedną metodę płatności do wyboru (zwykle Gotówka) — naciśnij ją i potwierdź; nic nie zostanie pobrane, a zamówienie zostanie oznaczone jako opłacone i zamknięte.

P: Jak przypisać klienta do zamówienia?
O: Naciśnij Klient w menu ⋯ Więcej akcji na ekranie Nowe zamówienie. Wyszukaj go po imieniu lub telefonie, albo dodaj od razu, jeśli to nowa osoba — wystarczy imię oraz telefon lub e-mail. Naciśnij Zapisz, gdy już go wybierzesz.

P: Dlaczego zamówienie z dostawą nie pozwala mi go wysłać ani przyjąć płatności?
O: Dostawa to jedyny typ zamówienia, dla którego klient i adres dostawy są wymagane — musi być dokąd je wysłać. Naciśnij przycisk Klient obok wyboru typu zamówienia, wybierz lub dodaj klienta, a następnie wybierz lub dodaj jego adres. Oba przyciski pozostają wyróżnione, dopóki tego nie zrobisz.

P: Wybrałem klienta, który ma kartę lojalnościową — czy muszę osobno zastosować rabat?
O: Nie. Gdy tylko przypiszesz klienta z aktywną kartą lojalnościową, jej rabat od razu nalicza się na rachunek. Zobaczysz go na paragonie natychmiast, tak jakbyś zastosował go ręcznie.

P: Przypisałem złego klienta do zamówienia — czy da się to poprawić?
O: Tak. Otwórz ponownie okno Klient, usuń obecnego klienta przyciskiem × i wyszukaj albo dodaj właściwego. Jeśli to jego karta lojalnościowa naliczała rabat na rachunku, rabat znika razem z nim; rabat dodany przez Ciebie ręcznie pozostaje.

P: Czy mogę dodać nowy adres dostawy w trakcie przyjmowania zamówienia?
O: Tak. Otwórz okno Klient i użyj opcji Dodaj adres — ulica i numer domu są wymagane, a numer mieszkania, miasto, kod pocztowy oraz informacje o wejściu (klatka, piętro, kod do domofonu) są opcjonalne, jeśli dotyczą.

P: Czym są „Gotówka przy odbiorze” i „Karta przy odbiorze”?
O: To metody płatności dla zamówień z dostawą, przy których pieniądze przy drzwiach przyjmuje kurier, a nie kasjer. Wybranie jednej z nich zapisuje sposób rozliczenia i wysyła zamówienie w drogę — nie oznacza zamówienia jako opłacone. Zamówienie pozostaje otwarte w Aktywnych zamówieniach, dopóki ktoś nie zamknie go naprawdę, gdy kurier wróci z pieniędzmi lub z potwierdzoną płatnością kartą.

P: Czy mogę filtrować listę zamówień po metodzie płatności albo typie zamówienia?
O: Tak. Zarówno Aktywne zamówienia, jak i Historia zamówień mają nad listą filtr metody płatności i filtr typu zamówienia — zaznacz jedną lub kilka opcji w każdym z nich, żeby zawęzić listę, albo zostaw „Wszystkie”, żeby widzieć wszystko. Każdy wiersz ma też małą plakietkę pokazującą typ zamówienia i, gdy jest już zapisana, metodę płatności.