Fakturowanie i KSeF

Do czego służy

Fakturowanie pozwala wystawiać faktury VAT do opłaconych zamówień bezpośrednio w POSolid i każdą z nich automatycznie wysyła do KSeF — Krajowego Systemu e-Faktur. Kwoty pochodzą z zamówienia dokładnie tak, jak zostało opłacone, więc nikt nie przepisuje cen. Gdy KSeF przyjmie fakturę, można ją pobrać jako PDF z kodem QR KSeF, wysłać nabywcy e-mailem, a w razie potrzeby później skorygować.

Jak zacząć

Fakturowanie to dodatkowy moduł. Po jego włączeniu dla Twojego lokalu w menu bocznym pojawia się grupa Faktury.
Sprawdź, czy w ustawieniach organizacji są uzupełnione nazwa firmy, NIP, adres i waluta (PLN). Bez nich nie da się wystawić faktury.
Otwórz Faktury → Konfiguracja:
- Środowisko KSeF — na początku jest ustawione na Test, gdzie faktury nie mają skutków prawnych. Zostaw je tak na czas prób.
- Serie numeracji — ustaw jedną dla Faktur i jedną dla Korekt, na przykład FV/{seq}/{mm}/{yyyy}. Jeśli przechodzisz z innego programu, w polu Następny numer wpisz numer, od którego ma być kontynuowana numeracja.
- Połączenie z KSeF — wklej token wygenerowany w aplikacji KSeF dla Twojego NIP, naciśnij Zapisz token, a potem Testuj połączenie.
Wystaw fakturę: otwórz Faktury → Nowa faktura i wybierz opłacone zamówienie albo naciśnij ikonę paragonu przy opłaconym zamówieniu w historii zamówień.
Wybierz Firma (kraj oraz NIP lub numer podatkowy) albo Osoba prywatna, uzupełnij nazwę i adres, opcjonalnie e-mail. Nabywcę możesz też wyszukać w Klientach po nazwisku, telefonie lub e-mailu albo zaznaczyć Zapisz nabywcę w CRM, aby zachować nowego na przyszłość. Naciśnij Wystaw.
Faktura jest wysyłana do KSeF w tle. Jej status zmienia się z Wysyłanie na W KSeF, zwykle w ciągu minuty. Od tej chwili możesz pobrać PDF, wysłać go e-mailem lub skorygować fakturę.
Gdy wszystko jest gotowe do wystawiania prawdziwych faktur, przełącz środowisko na Produkcja, ustaw dla niego serie numeracji i zapisz produkcyjny token KSeF.

Co warto wiedzieć

Jedna faktura na zamówienie i tylko do zamówienia opłaconego w całości. Zamówień zwróconych, zamówień zwrotu ani zamówień z platform dostaw (Wolt, Glovo, Pyszne.pl) nie można tu zafakturować.
Jeśli paragon wydrukowano z NIP nabywcy, faktura dla firmy do tego zamówienia musi mieć ten sam NIP. Nie dotyczy to osób prywatnych ani nabywców zagranicznych.
Kwot nie można edytować. Faktura pokazuje dokładnie to, co zapłacono za zamówienie, łącznie z opłatą serwisową i rabatem, z podziałem na stawki VAT.
PDF jest dostępny dopiero po przyjęciu faktury przez KSeF. Zawiera numer KSeF i kod QR, po którego zeskanowaniu każdy może sprawdzić fakturę w KSeF. W środowiskach Test i Demo każda strona jest oznaczona jako dokument testowy.
Automatyczne kopie PDF: jeśli nabywca podał e-mail, PDF jest wysyłany po przyjęciu faktury przez KSeF — z wyjątkiem polskich firm, które otrzymują faktury w KSeF. Można to zmienić dla pojedynczej faktury przełącznikiem Wyślij kopię PDF po przyjęciu przez KSeF albo dla klienta w Klientach. PDF zawsze można też wysłać ręcznie przyciskiem Wyślij e-mailem.
Statusy: Nie wysłano, Wysyłanie, W KSeF, Odrzucona i Wymaga uwagi. Faktura wymagająca uwagi podaje przyczynę — najczęściej brak tokenu KSeF, token wygasł albo nie ma uprawnień. Pozycja Wymaga uwagi w menu zbiera je wszystkie z licznikiem, a osoby wystawiające faktury lub nimi zarządzające dostają powiadomienie.
Nie masz jeszcze tokenu KSeF? Nic nie przepada. Faktury czekają w kolejce i zostaną wysłane automatycznie, gdy tylko zapiszesz działający token.
Korekty: otwórz fakturę, naciśnij Koryguj i albo skoryguj całą fakturę do zera, albo ustaw nową ilość w zmienionych pozycjach, podając przyczynę. Oryginał musi już być w KSeF. Korekta dostaje numer z serii korekt. Aby zmienić coś ponownie, skoryguj ponownie oryginalną fakturę — nowa korekta zaczyna od stanu po poprzednich.
Numery nigdy się nie powtarzają. Seria numerowana od nowa co rok musi zawierać rok, a co miesiąc — rok i miesiąc. Nowa seria, która zaczynałaby się od już użytego numeru, zostanie odrzucona.
Kto co może: właściciel może wszystko. Menedżerowie mogą przeglądać i wystawiać faktury. Korekty, serie numeracji, środowisko i token KSeF należą do właściciela albo do osoby, której w edytorze ról nadano uprawnienie „Zarządzanie fakturami”.
Fakturami zarządza się tylko w aplikacji webowej, nie w aplikacji mobilnej.

FAQ

P: Czy faktury wystawione w środowisku Test są wiążące prawnie?
O: Nie. Faktury z Testu i Demo trafiają do testowych środowisk KSeF i nie mają skutków prawnych. Prawdziwe są dopiero faktury wystawione po przełączeniu na Produkcję.

P: Faktura ma status „Wymaga uwagi”. Co zrobić?
O: Otwórz ją — panel na górze wyjaśnia przyczynę. Jeśli brakuje tokenu lub wygasł, zapisz nowy w Faktury → Konfiguracja; wstrzymane faktury zostaną wtedy wysłane automatycznie. W innym przypadku usuń przyczynę i naciśnij Wyślij ponownie.

P: Czy faktura może trafić do KSeF dwa razy, jeśli zerwie się połączenie?
O: Nie. Jeśli nie wiadomo, czy KSeF odebrał fakturę, POSolid sprawdza to w KSeF przed ponowną wysyłką i rozpoznaje fakturę, która już tam jest.

P: Dlaczego nie mogę pobrać PDF?
O: PDF powstaje dopiero po przyjęciu faktury przez KSeF, bo zawiera numer KSeF. Poczekaj, aż status zmieni się na W KSeF.

P: Klient podał błędny NIP. Czy mogę poprawić fakturę?
O: Wystawionej faktury nie można edytować. Wystaw korektę do zera, a potem nową fakturę do tego zamówienia z poprawnymi danymi.

P: Dlaczego nabywca nie dostał PDF automatycznie?
O: Albo nie podano e-maila, albo nabywca jest polską firmą — otrzymuje faktury w KSeF, więc kopia nie jest wysyłana, chyba że ktoś włączył ją dla tej faktury lub tego klienta. PDF możesz wysłać w każdej chwili przyciskiem Wyślij e-mailem.

P: Czy mogę kontynuować numerację z poprzedniego programu?
O: Tak. Ustawiając serię numeracji, wpisz następny numer, którego użyłby poprzedni program. POSolid nie pozwoli rozpocząć serii od numeru, który został już użyty.

P: Czy mogę zafakturować zamówienie z platformy dostaw?
O: Na razie nie. Fakturę dla takiego klienta może wystawiać platforma; jest to jeszcze wyjaśniane.