PDF i e-mail faktury
Do czego służy
Każdą fakturę i korektę pobierzesz jako PDF i wyślesz nabywcy e-mailem z jej strony. POSolid może też wysłać nabywcy kopię automatycznie. PDF zawiera sprzedawcę, nabywcę, pozycje i sumy według stawek VAT, w języku kraju lokalu.
Jak zacząć
- Otwórz Faktury → Lista faktur. Szukaj po numerze, nabywcy albo numerze identyfikacyjnym, filtruj po dacie i rodzaju dokumentu.
- Otwórz fakturę, żeby zobaczyć szczegóły: nabywcę, pozycje i sumy według stawek VAT.
- Pobierz PDF zapisuje fakturę.
- Wyślij e-mailem: wpisz adres (adres nabywcy jest podpowiedziany) i kliknij Wyślij. Lista e-maili na stronie pokazuje Wysyłanie, Wysłano albo Nie wysłano; nieudana wysyłka jest ponawiana automatycznie.
Co warto wiedzieć
- Automatyczne kopie. Gdy nabywca podał e-mail, kopia PDF jest wysyłana automatycznie — od razu po wystawieniu, a w Polsce po przyjęciu faktury przez KSeF. Zmienisz to przełącznikiem kopii PDF przy fakturze albo przy kliencie w Klientach.
- Polskie firmy domyślnie nie dostają automatycznej kopii: otrzymują faktury w KSeF.
- W Polsce PDF staje się fakturą dopiero po przyjęciu przez KSeF; wcześniej dostajesz podgląd oznaczony jako „nie jest fakturą”. Zobacz Statusy KSeF i Wymaga uwagi.
- Język PDF-a: polski dla lokali w Polsce, niemiecki dla Niemiec, Austrii, Szwajcarii i Liechtensteinu, angielski wszędzie indziej.
- Limity e-maili: najwyżej 10 e-maili na fakturę dziennie.
- Podgląd i pobieranie wymagają uprawnienia Podgląd faktur; wysyłka — Wystawianie faktur.
FAQ
P: Dlaczego nabywca nie dostał PDF-a automatycznie?
O: Nie podano e-maila, ktoś wyłączył kopie dla tej faktury lub klienta albo nabywca to polska firma, która
otrzymuje faktury w KSeF. Zawsze możesz ją wysłać przyciskiem Wyślij e-mailem.
P: Czy mogę wysłać fakturę także księgowej?
O: Tak — użyj Wyślij e-mailem z adresem księgowej. Nie zmienia to e-maila nabywcy na fakturze.
P: E-mail ma status „Nie wysłano”. Co teraz?
O: Sprawdź adres i wyślij ponownie. Jeśli serwer poczty był tylko chwilowo niedostępny, POSolid ponowi próbę sam.