Statusy KSeF i Wymaga uwagi

Do czego służy

Po wystawieniu faktury w Polsce POSolid wysyła ją w tle do KSeF i ponawia próby, dopóki KSeF nie odpowie. Lista faktur i strona każdej faktury pokazują, na jakim jest etapie, a wszystko, co wymaga człowieka, zbiera się w Wymaga uwagi.

Jak zacząć

1. Otwórz Faktury → Lista faktur. Kolumna KSeF pokazuje status każdego dokumentu.
2. Otwórz fakturę, żeby po przyjęciu zobaczyć jej Numer KSeF i datę przyjęcia przez KSeF.
3. Otwórz Wymaga uwagi, żeby zobaczyć wszystkie faktury wstrzymane lub odrzucone przez KSeF. Każda mówi, dlaczego.
4. Na stronie faktury jest też XML e-faktury dokładnie w postaci wysłanej oraz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), gdy KSeF je wyda.

Co warto wiedzieć

• Statusy:
  • Wysyłanie — w drodze, zwykle kilka sekund.
  • W KSeF — przyjęta; ma numer KSeF.
  • Wymaga uwagi — wysyłka stanęła i ktoś musi zadziałać; strona mówi dlaczego.
  • Odrzucona — KSeF jej nie przyjął. Nie da się jej zmienić; wystaw nowy dokument.
  • Nie wysłano — nigdy nie trafiła do KSeF.
• Wymaga uwagi ma licznik w menu, a osoby wystawiające faktury lub nimi zarządzające dostają powiadomienie. Najczęściej brakuje logowania do KSeF, wygasło ono albo nie ma uprawnień: zapisz działające w Połączenie z KSeF, a wstrzymane faktury wyślą się same. W innych przypadkach usuń przyczynę i kliknij Wyślij ponownie.
• Zwrot — wymaga korekty. Faktura, której zamówienie zwrócono w kasie już po jej wystawieniu, jest oznaczona, dopóki nie wystawisz korekty — zobacz Korekty faktur.
• Podgląd PDF to nie faktura. Zanim KSeF przyjmie fakturę, PDF ma na górze informację, że nie jest fakturą, i nie ma numeru KSeF ani kodu QR. Nie wręczaj go nabywcy jako faktury. W Teście i Demo każda strona mówi, że to dokument testowy.
• Usuwanie dokumentu testowego. Dokument z Testu lub Demo, który nigdy nie trafił do KSeF i nie ma korekt, usuniesz przyciskiem Usuń dokument testowy; jego zamówienia można potem zafakturować ponownie. Faktury z Produkcji nie da się usunąć nigdy — koryguje się ją.
• Ponowne wysłanie i usuwanie wymagają uprawnienia Zarządzanie fakturami.

FAQ

P: Faktura ma status „Wymaga uwagi”. Co zrobić?
O: Otwórz ją — panel na górze wyjaśnia przyczynę. Jeśli brakuje logowania do KSeF albo wygasło, zapisz nowe w Konfiguracji; wstrzymane faktury wyślą się wtedy same. W innym przypadku usuń przyczynę i kliknij Wyślij ponownie.

P: Dlaczego PDF mówi, że nie jest fakturą?
O: To podgląd: KSeF jeszcze nie przyjął faktury, więc nie ma ona numeru KSeF. Poczekaj na status W KSeF i pobierz PDF ponownie.

P: Czy faktura może trafić do KSeF dwa razy, jeśli zerwie się połączenie?
O: Nie. Gdy nie wiadomo, czy KSeF otrzymał fakturę, POSolid sprawdza to w KSeF przed ponownym wysłaniem i rozpoznaje fakturę, która już tam jest.

P: KSeF odrzucił fakturę. Czy mogę ją poprawić?
O: Odrzuconej faktury nie da się zmienić. Przeczytaj przyczynę podaną przez KSeF na stronie faktury i ustal z księgową dokument zastępczy.