Faktury od dostawców z KSeF

Do czego służy

Faktury, które dostawcy wystawiają na Twój NIP, trafiają do KSeF. POSolid pobiera je do Faktury → Faktury od dostawców → Faktury z KSeF, żebyś mógł przyjąć towar na magazyn prosto z e-faktury, odłożyć to, co nie jest towarem, i zaksięgować korekty dostawców względem dostawy, której dotyczą.

Jak zacząć

1. Upewnij się, że lokal ma poprawny NIP i logowanie do KSeF dla bieżącego środowiska — zobacz Połączenie z KSeF. Bez nich nie ma czego pobierać.
2. Otwórz Faktury z KSeF. Nowe faktury są sprawdzane co godzinę; Pobierz z KSeF sprawdza od razu. Pierwsze sprawdzenie sięga 30 dni wstecz.
3. Kliknij Pokaż pozycje, żeby zobaczyć fakturę — jej pozycje pobierają się z KSeF, gdy ktoś otworzy ją pierwszy raz.
4. Przy dostawie towaru kliknij Przyjmij na magazyn. Ekran przyjęcia otworzy się wypełniony z faktury: sprawdź pozycje, dopasuj je do swoich produktów (albo dodaj dostawcę z faktury) i zapisz.
5. Przy fakturze, która nie jest towarem — czynsz, naprawa, usługa — kliknij To nie towar. Przywróć jako nową cofa tę decyzję.
6. Przy korekcie od dostawcy kliknij Zaksięguj korektę (zobacz niżej).
7. Pobierz PDF albo Pobierz XML daje fakturę do przeczytania, wydruku albo dla księgowej.

Co warto wiedzieć

• Statusy: Nowa (czeka na Ciebie), Przyjęta (na magazynie) i Nie towar. Domyślnie lista pokazuje Nowe.
• Powiadomienie informuje osoby przyjmujące towar, że przyszły nowe faktury od dostawców. Znika, gdy nic już nie czeka.
• Kontrola duplikatów. Jeśli dostawa z tym samym numerem od tego dostawcy została już wpisana lub zeskanowana, POSolid najpierw pyta: Ta sama dostawa — połącz albo Inna dostawa — przyjmij. Połączenie oznacza fakturę z KSeF jako przyjętą, nie księgując towaru drugi raz.
• Księgowanie korekty od dostawcy:
  • Działa tylko, gdy skorygowaną fakturę przyjęto na magazyn. W przeciwnym razie nie ma czego korygować — oznacz korektę jako Nie towar.
  • Mniej towaru to zwrot: schodzi najpierw z korygowanej dostawy, potem z najstarszego innego zapasu tego produktu.
  • Nowa cena przeszacowuje to, co zostało z tej dostawy; zużyty już towar zachowuje cenę, po której go zużyto.
  • Więcej towaru niż na fakturze przyjmuje się na ekranie przyjęcia.
  • Korektę księguje się raz: ponowne kliknięcie ani dwie osoby naraz nie zwrócą towaru dwa razy.
• Limity KSeF. KSeF pozwala na ograniczoną liczbę sprawdzeń i pobrań na godzinę. Gdy się wyczerpią, ekran podaje, kiedy spróbować ponownie.
• Nowy NIP to nowa lista. Faktur wystawionych na stary NIP nie da się już pobrać logowaniem nowego NIP-u.
• PDF służy do czytania. Fakturą dostawcy jest XML w KSeF.
• Podgląd wymaga uprawnienia Podgląd faktur; przyjmowanie, odkładanie i księgowanie korekt — uprawnienia do ruchów magazynowych. Rejestr działa tylko w lokalach w Polsce.

FAQ

P: Dostawca twierdzi, że wysłał fakturę, ale jej tu nie ma.
O: Kliknij Pobierz z KSeF. Jeśli nadal jej nie ma, sprawdź, czy wystawiono ją na Twój aktualny NIP i czy logowanie do KSeF jest zapisane dla używanego środowiska.

P: Przyjąłem towar ręcznie, zanim przyszła e-faktura. Czy zaksięguje się dwa razy?
O: Nie — po kliknięciu Przyjmij na magazyn POSolid znajdzie dostawę z tym samym numerem od tego dostawcy i zaproponuje połączenie.

P: Dlaczego nie mogę zaksięgować korekty?
O: Jej faktury pierwotnej nie przyjęto na magazyn, została już zaksięgowana lub odłożona albo tylko dodaje towar — ten przyjmij na ekranie przyjęcia.