E-faktury w KSeF

Do czego służy

W Polsce każda faktura VAT wystawiona w POSolid trafia automatycznie do KSeF, Krajowego Systemu e-Faktur. POSolid zamienia fakturę w urzędową e-fakturę (FA(3)), wysyła ją w tle i ponawia próby, dopóki KSeF jej nie przyjmie i nie nada numeru KSeF. To samo połączenie pobiera też z KSeF faktury od Twoich dostawców.

Jak zacząć

Skonfiguruj fakturowanie jak w Konfiguracja fakturowania — z poprawnym NIP-em i PLN jako walutą.
Połącz KSeF: wybierz środowisko i zapisz certyfikat KSeF lokalu. Zobacz Połączenie z KSeF.
Wystawiaj faktury jak zwykle (zobacz Wystawianie faktur). Każda sama trafia do KSeF; śledź ją w Statusy KSeF i Wymaga uwagi.
Przyjmuj e-faktury od dostawców na magazyn — zobacz Faktury od dostawców z KSeF.

Co warto wiedzieć

Trzy środowiska. Nowy lokal zaczyna w Teście, gdzie faktury nie mają skutków prawnych. Demo to przedprodukcyjne środowisko KSeF (prawdziwy NIP i certyfikat, fikcyjne dane faktur). Prawdziwe są dopiero faktury po przełączeniu na Produkcję.
Logowanie: token KSeF działa do 31 grudnia 2026. Od 1 stycznia 2027 KSeF przyjmuje wyłącznie certyfikat, więc skonfiguruj go wcześniej.
Zasada NIP-u z paragonu. Jeśli paragon został wydrukowany, faktura na polską firmę do tego zamówienia musi mieć NIP z paragonu. Dlatego okno płatności pyta o NIP przed płatnością, gdy wybierzesz Wystaw fakturę po płatności. Nie dotyczy to osób prywatnych ani nabywców zagranicznych.
Faktura do paragonu. Sprzedaż już zarejestrowana na drukarce fiskalnej jest na fakturze oznaczona jako faktura do paragonu, żeby księgowa nie ujęła jej w rejestrze sprzedaży, który ma już raport z kasy.
PDF staje się fakturą po przyjęciu przez KSeF. Ma wtedy numer KSeF i kod QR, którym każdy sprawdzi fakturę w KSeF.
Nic nie trafia do KSeF dwa razy. Gdy nie wiadomo, czy KSeF otrzymał fakturę, POSolid sprawdza to w KSeF przed ponownym wysłaniem.
Faktury w Teście i Demo nie ruszają magazynu. Faktura bez zamówienia wystawiona do środowiska testowego niczego nie zdejmuje ze stanu i zostawia plan zaopatrzenia otwarty na prawdziwą fakturę.
Kto co może: środowisko KSeF i logowanie wymagają uprawnienia Zarządzanie fakturami.

FAQ

P: Czy faktury wystawione w środowisku Test są wiążące prawnie?
O: Nie. Faktury z Testu i Demo trafiają do testowych środowisk KSeF i nie mają skutków prawnych. Prawdziwe są dopiero faktury wystawione po przełączeniu na Produkcję.

P: Formularz mówi, że NIP nie zgadza się z paragonem. Co teraz?
O: Paragon wydrukowano z innym NIP-em albo bez NIP-u. Faktura na polską firmę musi mieć NIP z paragonu; w przeciwnym razie wystaw ją na osobę prywatną albo zapytaj księgową.

P: Czy mogę zafakturować zamówienie z platformy dostaw?
O: Na razie nie. Być może to platforma fakturuje takiego klienta; jest to w trakcie wyjaśniania.

P: Czy lokal spoza Polski jest w KSeF?
O: Nie. KSeF dotyczy tylko lokali, których krajem organizacji jest Polska; gdzie indziej faktury są wystawiane i przechowywane tylko w POSolid.