Zamówienia online

Do czego służy

Zamówienia online dają Twojemu lokalowi własną stronę zamówień. Goście otwierają ją z linku, kodu QR lub przycisku na Twojej stronie internetowej, składają koszyk z Twojego menu i wybierają odbiór osobisty albo dostawę własnym kurierem. Płacą online przez Przelewy24 albo gotówką lub kartą przy odbiorze. Każde zamówienie trafia do kolejki w POSolid, gdzie obsługa je przyjmuje, a przyjęcie wysyła je od razu do kuchni.

Pierwsze kroki

1. Zamówienia online są włączone w każdym nowym koncie POSolid. Jeśli nie widzisz Zamówień online w menu, poproś swojego opiekuna w POSolid o włączenie ich dla Twojego lokalu. Gdy funkcja jest włączona, możesz sam ją ukrywać i pokazywać w Ustawienia → Dostęp do funkcji.
2. Przejdź do Zamówienia online → Konfiguracja (widzą ją tylko menedżerowie i właściciele).
3. W sekcji Zamawianie włącz Przyjmuj zamówienia online. Ustawienia są pokazane jako wiersze: tytuł, krótki opis i przełącznik lub pole po prawej. Wybierz, czy oferujesz odbiór, dostawę, czy oba, jakie sposoby płatności dopuszczasz dla każdego (online, gotówka, karta), Minimalne zamówienie na odbiór, Zwykły czas przygotowania (po jakim czasie zamówienie na odbiór może być gotowe; dostawy używają czasu dostawy strefy) oraz czas, jaki ma personel na przyjęcie zamówienia. Goście zamawiają na dziś: jak najszybciej albo na późniejszą godzinę. Następnie otwórz osobną kartę Regulamin i prywatność: wpisz Regulamin sprzedaży (goście otwierają go z linku przed zamówieniem) albo dodaj linki do regulaminu i polityki prywatności. Wymagaj akceptacji regulaminu pokazuje pole „Akceptuję”; wyłącz je, jeśli nie jest potrzebne.
4. Przy dostawie otwórz Strefy dostawy. Najpierw wpisz adres lokalu w polu Lokalizacja lokalu i kliknij Znajdź na mapie; przeciągnij pinezkę, jeśli nie stoi dokładnie przy wejściu. Mapa poglądowa pokazuje wszystkie narysowane strefy, a pod nią jest lista stref: kolor, obszar oraz opłata, minimum, kwota darmowej dostawy i czas. Kliknij Dodaj strefę (lub edytuj strefę z listy), aby otworzyć okno z własną mapą. Wybierz rodzaj strefy: Kody pocztowe, Promień od lokalu albo Narysuj obszar klikając narożniki na mapie. Podaj nazwę, opłatę za dostawę, minimalne zamówienie, kwotę, od której dostawa jest darmowa, i czas dostawy. Zapisanie okna zapisuje ustawienia. Strefa z kodami pocztowymi jest dopasowywana wyłącznie po kodzie, więc właściwe miasto z błędnym kodem nie przejdzie. Strefa bez kodów jest dopasowywana po mieście, co pasuje do lokalu dowożącego do całego miasta. * działa jako prefiks (np. 02-*). Gdy strefy się nakładają, wygrywa najmniejsza, w której leży adres. Wybierz z menu Pozycję opłaty za dostawę, aby opłata pojawiła się na paragonie z właściwym podatkiem.
5. Aby przyjmować płatności online, otwórz Przelewy24 i wpisz dane własnego konta Przelewy24 (identyfikator sprzedawcy, ID POS, klucz API i klucz CRC). Kliknij Sprawdź połączenie. Klucze są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i nigdy nie są ponownie pokazywane.
6. W sekcji Strona zamówień skopiuj link lub wydrukuj kod QR na drzwi, stoliki albo ulotki.
7. Aby umieścić zamawianie na swojej stronie internetowej, otwórz Osadzanie na Twojej witrynie i skopiuj fragment kodu: pływający przycisk zamówienia albo stronę zamówień w treści strony. Możesz wskazać strony, które mogą ją osadzać.
8. Podczas pracy trzymaj otwarte Zamówienia online → Zamówienia. Nowe zamówienia pojawiają się w kolumnie Nowe z odliczaniem czasu. Kliknij Przyjmij, wpisz, ile minut zajmie zamówienie, a trafi ono do kuchni.

Warto wiedzieć

• Płatność online jest opcjonalna. Gość, który płaci online, płaci z góry, a zamówienie trafia do kolejki dopiero po potwierdzeniu płatności. Gość wybierający gotówkę lub kartę płaci przy odbiorze albo gdy przyjedzie kurier.
• Każdy lokal używa własnego konta Przelewy24. Pieniądze trafiają do Ciebie, a nie przez POSolid. Płatność online jest oferowana dopiero po podłączeniu konta i tylko wtedy, gdy Przelewy24 obsługuje Twoją walutę.
• Odrzucenie opłaconego zamówienia zwraca pieniądze automatycznie, w całości. Wybierasz powód i możesz dodać wiadomość, którą gość zobaczy na stronie zamówienia. Zamówienie, którego nikt nie przyjmie na czas, jest odrzucane i zwracane automatycznie.
• Zmiana zamówienia. Zanim zostanie w pełni przygotowane, możesz zmienić ilości lub dodać pozycje z menu. Jeśli opłacone zamówienie stanie się tańsze, różnica zostanie zwrócona automatycznie. Jeśli stanie się droższe, dopłata jest pobierana przy odbiorze. Pozycji, które kuchnia już przygotowuje, nie można zmienić, a opłaty za dostawę nie edytuje się ręcznie.
• Paragony. Zamówienie w pełni opłacone online jest nabijane na kasę w chwili przyjęcia, a zamówienie płatne przy odbiorze w chwili oznaczenia płatności jako pobranej. Paragon nigdy nie jest drukowany w momencie samej płatności, więc odrzucone zamówienie nie dostaje paragonu.
• Po wydrukowaniu paragonu zamówienia nie da się już edytować ani odrzucić w kolejce. Jeśli gość coś zwraca, zarejestruj zwrot na kasie jak zwykle.
• Kurierzy. Nadaj roli uprawnienie Dostarczanie zamówień online (dane demo mają gotową rolę Courier; właściciele mają już wszystkie uprawnienia, więc właściciel też może dowozić). Wyślij z kurierem pyta wtedy, który kurier zabiera zamówienie. Lista obejmuje wszystkich, których rola może dostarczać zamówienia online: najpierw Dostępni teraz (zalogowani na zmianę, a gdy nie śledzisz zmian pracy — zalogowani w systemie), potem Poza zmianą, których nadal można wybrać. Zamówienie zapamiętuje kuriera, godzinę wyjazdu i dostarczenia. Kurier widzi tylko przypisane mu dostawy, pobiera płatność i stuka Dostarczono. W chwili wysłania zamówienia z dostawą jego gotowe pozycje znikają z ekranów kuchni.
• Statusy zamówień. Zamówienia przechodzą przez Nowe, W przygotowaniu, Gotowe, W dostawie i Zakończone. Używaj Gotowe, Wyślij z kurierem, Zapłać i Wydane (Dostarczone przy dostawie), aby je przesuwać. Odbiór osobisty opłaca się przyciskiem Zapłać, gdy jest gotowy. Dostawę opłaca się u kuriera, gdy jest W dostawie — albo już gdy jest gotowa, jeśli włączysz w konfiguracji Pozwól płacić za dostawę, gdy jest gotowa. Zapłać otwiera to samo okno płatności co kasa; zamówienia online nie opłaca się w samej kasie. Odrzuć (czerwony) jest dostępne, dopóki zamówienie nie wyjedzie z kurierem. Gdy gość nie przyjdzie albo nikt nie odbierze dostawy, użyj Nieodebrane lub Dostawa nieudana i wybierz, czy zwrócić całość, część, czy zatrzymać pieniądze. Jeśli kuchnia odrzuci danie, karta robi się czerwona, a w menu pojawia się czerwone ostrzeżenie: zmień zamówienie, odrzuć je albo wybierz Zostaw bez zmian po uzgodnieniu zamiennika z gościem. Każdą kolumnę można pokazać jako karty lub listę; Twój wybór jest zapamiętywany. Jeśli zwrot się nie uda, zamówienie pozostaje widoczne z przyciskiem Ponów zwrot. Możesz też zwrócić pieniądze gościowi ręcznie w panelu Przelewy24.
• Cen nie da się zmienić. Goście nigdy nie ustalają cen. POSolid przelicza każde zamówienie według Twojego aktualnego menu, w tym dostępności, wariantów i modyfikatorów.
• Zestawy combo można zamawiać online. Jeśli część zestawu wymaga wyboru (np. smaku napoju), gość wybiera go w oknie zestawu przed dodaniem. Propozycja zestawu w koszyku działa także online.
• Co widzi gość przy składaniu zamówienia. Strona zamówienia prowadzi gościa przez krótkie kroki: Twoje zamówienie, Jak i kiedy, Adres dostawy (tylko przy dostawie), Twoje dane i Płatność. W kroku Adres dostawy ulica jest w pierwszym wierszu, numer i lokal w drugim, a miejscowość w trzecim (potrzebna tylko, gdy to nie Twoje miasto). Notatka Dodatkowe informacje (klatka, piętro, kod do drzwi) jest w tym samym kroku. Pod napisem „Dostarczamy tutaj: opłata, ok. N min” gość widzi „Dodaj jeszcze X, a dostawa będzie bezpłatna” albo „Dostawa tego zamówienia jest bezpłatna”, jeśli strefa ma kwotę darmowej dostawy. Przycisk Dalej jest nieaktywny, dopóki nie wypełnisz wymaganych pól kroku.
• Kody rabatowe i karty stałego klienta. Gość może wpisać kod kuponu w polu Kod rabatowy i kliknąć Zastosuj; rabat widać w koszyku i można go usunąć. Gość z kartą stałego klienta stuka Masz kartę stałego klienta? Odbierz rabat: wysyłamy 6-cyfrowy kod SMS na jego numer, a jego wpisanie potwierdza, że karta należy do niego, i nalicza rabat. POSolid przelicza rabat przy składaniu zamówienia i pokazuje go na zamówieniu.
• Raporty. Zakładka Online w raporcie Zamówień pokazuje, ile zamówień online wpłynęło, ile przepadło i dlaczego oraz jak szybko je obsłużono. Pojawia się tylko przy włączonych Zamówieniach online.
• Na kasie. Oprócz Dostawy kasa może oferować typ zamówienia Odbiór. Oba typy wysyła się przyciskiem Zastosuj, a nie opłaca na kasie; trafiają do kolejki Zamówień online, gdzie pieniądze pobiera się przy wydaniu zamówienia.
• Godziny otwarcia i pauza. Poza godzinami pracy goście nie mogą zamawiać na natychmiast. Użyj Wstrzymaj zamówienia online na górze kolejki, aby na chwilę zatrzymać nowe zamówienia, np. gdy kuchnia jest przeciążona.
• Klienci są zapisywani automatycznie. Jeśli używasz Klienci (CRM), przyjęte zamówienie wyszukuje gościa po numerze telefonu lub e-mailu albo tworzy nowego klienta z jego adresem.
• Goście są na bieżąco informowani. Dostają stronę statusu zamówienia z szacowanym czasem i ewentualnym zwrotem oraz jeden e-mail przy złożeniu zamówienia, z podsumowaniem i linkiem do tej strony.
• SMS do gości. Jeśli SMS-y są w Twoim planie, możesz wysyłać gościom SMS, gdy zamówienie zostanie przyjęte (z godziną), jest gotowe do odbioru, jest w drodze, zostało anulowane lub zamknięte jako nieodebrane — włącz to i wybierz etapy w konfiguracji zamówień online. SMS zawiera krótki link do strony statusu zamówienia. Plan obejmuje określoną liczbę segmentów SMS na miesiąc: SMS bez polskich znaków i cyrylicy mieści 160 znaków w segmencie, z nimi 70. Konfiguracja pokazuje, ile wykorzystano w tym miesiącu; gdy się skończą, kolejne SMS-y zostaną wysłane dopiero w następnym miesiącu, goście nadal dostają e-mail, a menedżerowie dostają powiadomienie. SMS można wysłać tylko na numer z kodem kraju — strona zamówienia dodaje Twój automatycznie.
• Dostajesz powiadomienia. Nowe zamówienie wyświetla komunikat i odtwarza dźwięk na każdym ekranie. Pozycja w menu pokazuje licznik zamówień oczekujących i zwrotów wymagających uwagi. Zamówienia online widać też na Pulpicie jako widżet. To, kto dostaje jakie powiadomienia, ustawia się w Ustawienia → Powiadomienia.
• Kto co może. Pracownicy z uprawnieniem do zamówień online obsługują kolejkę i wstrzymują zamawianie. Tylko menedżerowie mogą zmieniać ustawienia, strefy dostawy i konto Przelewy24. Role ustawia się w Użytkownicy i role.

Najczęstsze pytania

P: Gość mówi, że zapłacił, a ja nie widzę zamówienia.
O: Zamówienie online pojawia się w kolejce dopiero po potwierdzeniu płatności przez Przelewy24. Zwykle trwa to kilka sekund. Jeśli płatność nie została dokończona, gość widzi na stronie zamówienia przycisk Zapłać teraz i może spróbować ponownie.

P: Co się stanie, jeśli nie odpowiem na zamówienie na czas?
O: Zostanie automatycznie odrzucone, a jeśli było opłacone online, zwrócone. Gość zobaczy to na stronie statusu. Czas na odpowiedź ustawisz w konfiguracji.

P: Czy mogę edytować lub odrzucić zamówienie po jego przyjęciu?
O: Tak, dopóki nie został wydrukowany jego paragon. Po wydruku zwrot załatwiasz na kasie.

P: Co jeśli zwrot się nie powiedzie?
O: Zamówienie zostaje w swojej kolumnie (W przygotowaniu lub Gotowe) z ostrzeżeniem, a menedżerowie dostają powiadomienie. Kliknij Ponów zwrot albo zwróć pieniądze gościowi w panelu Przelewy24.

P: Czy potrzebuję mapy lub weryfikacji adresu przy dostawie?
O: Strefy dostawy rysujesz na mapie (albo po prostu wypisujesz kody pocztowe lub miasta, co mapy nie wymaga). Gość podaje tylko ulicę i numer; POSolid znajduje adres i ustala strefę, opłatę i minimalne zamówienie. Gdy usługa map jest niedostępna, do czasu jej powrotu działają tylko strefy z kodami pocztowymi.

P: Czy goście mogą zamawiać z mojej strony internetowej?
O: Tak. Skopiuj jeden z fragmentów z sekcji Osadzanie na Twojej witrynie do swojej witryny. Płatność otwiera się w osobnym oknie, ponieważ banki nie pozwalają na wyświetlanie swoich stron wewnątrz innej witryny. Wersja wbudowana nigdy nie jest wyższa niż ekran gościa: długie menu przewija się w jej wnętrzu, więc przycisk koszyka zawsze pozostaje widoczny.

P: Dlaczego nie widzę Zamówień online w menu?
O: Funkcja musi być włączona dla Twojego lokalu, a Twoja rola musi mieć uprawnienia do zamówień online. Zapytaj menedżera lub właściciela.

P: Czy goście mogą użyć kodu rabatowego lub karty stałego klienta online?
O: Tak. Kod kuponu wpisuje się w polu Kod rabatowy i stosuje przyciskiem Zastosuj. Kartę stałego klienta potwierdza 6-cyfrowy kod wysłany SMS-em na numer gościa, więc karta musi być przypisana do tego numeru.

P: Dlaczego kurier jest na liście „Poza zmianą”?
O: Ten kurier nie jest zalogowany na zmianę (albo w systemie, jeśli nie śledzisz zmian pracy). Jest na liście, żebyś mógł go nadal wybrać, ale „Dostępni teraz” są na początku.

P: Co znaczy „Dodaj jeszcze X, a dostawa będzie bezpłatna”?
O: Strefa dostawy gościa ma kwotę darmowej dostawy. Gdy koszyk ją osiągnie, gość zobaczy „Dostawa tego zamówienia jest bezpłatna”.